SOP BAA 1

January 18, 2018 | Penulis: verena Kristani | Kategori: N/A
Share Embed


Deskripsi

Standard Operating Prosedur (SOP)
Biro Administrasi Akademik
Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta
1. PENDAHULUAN

a. Latar Belakang

Salah satu sasaran jangka pendek RENSTRA USD tahun 2008-2012 adalah
semakin mantapnya kesehatan organisasi dan otonomi universitas. Sasaran
ini diarahkan pada peningkatan mutu manajemen universitas yang mencakup
seluruh aspek manajemen, yaitu bidang akademik, sumber daya (manusia,
keuangan, sarana dan prasarana, dan informasi) dan mutu, pada setiap
jenjang agar universitas mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya
secara mandiri dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk mencapai sasaran tersebut, diperlukan suatu prosedur operasional
yang jelas dan standar bagi semua pihak yang terlibat dalam pencapaian
sasaran renstra tersebut. Praktik-praktik baik yang telah berlangsung di
Universitas Sanata Dharma perlu distandarisasi dan didokumentasikan agar
menjadi acuan bagi manajemen dalam menjalankankan tugas dan fungsinya
serta menjamin keberlangsungan implementasi praktik-praktik baik
tersebut, meskipun terjadi transisi kepemimpinan manajerial.

Terkait dengan sasaran RENSTRA USD tahun 2008-20012 dalam rangka PHKI
BAA akan membangun standarisasi sistem layanan berbasis elektronik yang
dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan di BAA
serta mampu memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh berbagai
pihak untuk kepentingan proses pengambilan keputusan. Untuk menuju kepada
standarisasi layanan berbasis elektronik perlu diciptakan terlebih dahulu
sistem manual terstandar atau semacam Standard Operating Prosedur (SOP)
untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak
yang terlibat di dalamnya.




b. Tujuan

Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang
berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu
organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan
tindakan , serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan
oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif,
konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem manual standar
atau (SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas
kinerja layanan yang diberikan oleh BAA. Dengan adanya instruksi kerja
yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan
secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan.
Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan
semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan
dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang
terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang memberi
layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan yang semakin
hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses
pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan.
Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan
efisiensi dan efektifitas kerja layanan.
2. DISKRIPSI DAN RUANG LINGKUP
Layanan yang diberikan di BAA dapat dibedakan menjadi 2 kelompok besar
layanan, yaitu pertama, layanan yang diberikan kepada calon
mahasiswa/mahasiswa mulai dari perekrutan mahasiswa baru, kuliah sampai
pada layanan terakhir sebelum mahasiswa meninggalkan USD yaitu wisuda.
SOP yang dihasilkan adalah SOP Penerimaan Mahasiswa Baru, SOP Registrasi
dan Bimbingan Rencana Studi, SOP Layanan Perkuliahan, Ujian Akhir
Semester, Evaluasi Sisip Program, SOP Layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium
dan Wisuda, SOP Pengarsipan dan Layanan Administrasi Akademik, SOP
Layanan Beasiswa, SOP Dana Kesehatan dan Sosial, dan SOP Administrasi dan
Kegiatan Kemahasiswaan. Kedua, layanan yang diberikan selain kepada
mahasiswa misalnya alumni, Kopertis, instansi lain di luar USD atau unit
lain di USD. SOP kelompok kedua ini meliputi SOP Laporan EPSBED, SOP
layanan Akreditasi, SOP Layanan Eksternal, SOP layanan Alumni dan SOP
Layanan Publik.
Dalam buku ini akan dimuat kelompok besar SOP yang masing-masing
meliputi SOP Perkuliahan dan SOP Layanan Eksternal. Dalam Layanan
perkuliahan akan mengembangkan standarisasi layanan dari mulai perekrutan
mahasiswa baru sampai kepada proses ujian tugas akhir. Sementara layanan
eksternal akan mengembangkan proses standarisasi layanan yang berhubungan
dengan pihak luar dan proses layanan setelah mahasiswa lulus termasuk di
dalamnya adalah alumni sendiri misalnya laporan EPSBED ke Kopertis,
legalisasi ijasah dan lain-lain.


3. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI
a. Visi, Misi dan Motto BAA

i. Visi : Menyediakan layanan dan pusat informasi akademik yang cepat,
tepat, akurat, tanggap, dan menyenangkan.

ii. Misi :

1) Mengembangkan pengetahuan dan ketrampilan staf secara terus
menerus melalui pendidikan dan kursus-kursus

2) Mengaplikasikan teknologi-teknologi baru untuk meningkatkan
layanan dan sebagai pusat informasi akademik

3) Memberikan pelayanan dengan ramah, manusiawi, dan menyenangkan

4) Pengabdian total kepada customer

iii. Motto : Senyum Anda Kepuasan Kami

b. Kebijakan Layanan

i. Masing-masing staf bertanggung jawab terhadap bidang layanan
tertentu

ii. Dalam operasional sehari-hari proses layanan dipisahkan antara staf
layanan di loket yang akan melayani kebutuhan reguler dari para
mahasiswa seperti daftar ulang, pendaftaran ujian akhir dan lain-
lain dan pihak-pihak di luar mahasiswa seperti alumni, instansi
pemerintah dan lain-lain yang membutuhkan, dengan staf yang
melayani/bekerja untuk menyelesaikan produk-produk yang akan
diberikan kepada para lulusan seperti ijasah, transkrip serta
layanan-layanan non-reguler seperti penerimaan mahasiswa baru dan
lain-lain. Namun untuk layanan pada saat-saat tertentu yang
bersifat masal seperti pengambilan Kartu Ujian Akhir maka semua
staf bertanggung jawab terhadap layanan di loket.

iii. Masing-masing staf harus memperhatikan kebutuhan dari staf lainnya,
artinya apabila seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat
tertentu maka staf lainnya berkewajiban membantunya

c. Budaya Kerja

i. Mengedepankan keterbukaan antar staf

ii. Membangun kepercayaan antar staf

iii. Mengembangkan budaya team work

iv. Mewujudkan komunikasi kekeluargaan

v. Bekerja dengan roh ignatian yang menjunjung tinggi nilai-nilai
reflektif dan pengorbanan diri

d. Pelayanan/Produk

i. Mengorganisir laporan EPSBED

ii. Mengorganisir Perpanjangan Ijin Program Studi

iii. Pendaftaran Ulang/Registrasi mahasiswa setiap awal semester

iv. Pendaftaran ujian akhir semester

v. Pendaftaran ujian pendadaran

vi. Mempersiapkan ijasah dan transkrip lulusan

vii. Mengelola pelaksanaan wisuda dan penyumpahan

viii. Mengorganisir penggunaan ruang kuliah, atupun peminjaman ruang dari
pihak luar USD

ix. Penyedia informasi yang terkait dengan mahasiswa yang dibutuhkan
oleh pihak lain, baik dari dalam USD maupun luar USD

x. Mengorganisir proses Penerimaan Mahasiswa Baru bekerja sama dengan
HUMAS




e. Struktur Organisasi
Sistem organisasi BAA terdiri dari kepala biro, wakil kepala dan
bagian. Bagian layanan di BAA terdiri dari 6 bagian. Secara struktur
organisasi BAA dapat dilihat pada gambar berikut :

4. KEBIJAKAN MUTU
a. Kebijakan Umum
Untuk menjamin agar kinerja layanan BAA dapat berkembang dengan baik
dan dapat mengikuti perkembangan kemajuan teknologi yang ada maka ada
beberapa kebijakan umum yang dilakukan oleh BAA
i. Secara rutin melakukan rapat internal untuk kegiatan-kegiatan
berikut untuk menjamin agar proses layanan terhadap pelanggan dapat
dilakukan dengan baik :

1) Evaluasi terhadap layanan harian yang dilakukan terhadap
pelanggan

2) Koordinasi dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan rutin
internal yang menjadi tanggung jawab BAA seperti wisuda,
penerimaan mahasiswa baru, daftar ulang laporan EPSBED dan lain-
lain

ii. Melakukan koordinasi dalam rangka kegiatan non rutin misalnya
peminjamam ruang kuliah untuk tempat tes perguruan tinggi lain

iii. Secara rutin melakukan pengembangan SDM melalui pendidikan ataupun
kursus-kursus sesuai dengan kebutuhan perkembangan bidang layanan
maupun perkembangan teknologi informasi

iv. Secara personal setiap individu melakukan perbaikan terhadap
perilaku dan sikap yang mengarah kepada budaya kerja yang ingin
dicapai

v. Melakukan proses evaluasi terus menerus terhadap prosedur kerja dan
layanan melalui masukan dari pelanggan dalam bentuk penyebaran
kuesioner

b. Indikator Kinerja Biro Administrasi Akademik
i. Kepuasan pelanggan yang meliputi aspek-aspek berikut:

1) Reliability

2) Responsiveness

3) Emphaty

4) Tangible

ii. Validitas, kecepatan updating dan kelengkapan data/informasi yang
diberikan kepada pihak yang membutuhkan

iii. Kecepatan layanan yang diberikan BAA kepada pelanggan

iv. Kejelasan prosedur layanan

v. Kelancaran laporan EPSBED

vi. Kelancaran pengurusan perpanjangan ijin operasional prodi

c. Indikator Kinerja Kunci (Key Performance Indicator) BAA
i. Kepuasan pelanggan
Nilai Indikator kinerja kunci: rerata kepuasan pelanggan sebesar 8
(skala 0 – 10)
Nilai indikator kepuasan pelanggan diukur melalui kuesioner
ii. Kelancaran laporan EPSBED ?
Nilai indikator kinerja kunci: Tingkat kelancaran pelaporan EPSBED
per semester bernilai 8 (skala 1 – 10)
Nilai tingkat kelancaran bernilai 10 artinya tanpa kesalahan, 9, 8,
6, 4, 2, dan 1 berturut-turut satu kali kesalahan, 2 kali
kesalahan, 3 kali kesalahan, 4 kali kesalahan, dan 5 kali atau
lebih kesalahan




iii. Kelancaran pengurusan perpanjangan ijin operasional prodi
Nilai indikator kinerja kunci: Tingkat kelancaran pengurusan
perpanjangan ijin operasional prodi sebesar 10 (skala 1 – 10)
Nilai tingkat kelancaran sebesar 10 artinya jika SK baru
diterbitkan sebelum ijin operasional yang lama habis dan sebesar
nol jika SK baru diterbitkan setelah ijin operasional lama sudah
habis
iv. Kecepatan layanan
Indikator kinerja kunci: tingkat kecepatan layanan bernilai 8
(skala 1 – 10)
Nilai kecepatan layanan 10 artinya waktu layanan sesuai dengan yang
tertulis dalam SOP, bernilai 9, 8, 7, … dan 1 berturut-turut
kecepatan layanan melebihan 10 %, 20%, 30%, … dan 90 % atau lebih
dari waktu yang tertulis di SOP. Pengukuran kecepatan layanan akan
dievaluasi setiap akhir tahun
d. Kuesioner Layanan Biro Administrasi Akademik




Kuesioner Layanan Biro Administrasi Akademik (BAA)





"No "Pernyataan " "
"JUDUL "TANGGAL DIKELUARKAN "
"PENERIMAAN MAHASISWA BARU "NOVEMBER 2008 "
"AREA "No.REVISI : 01 "
"BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK (BAA) "September – Desember 2009 "


TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan penerimaan mahasiswa baru mulai dari
persiapan promosi sampai dengan layanan kegiatan INSADHA.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan
penerimaan mahasiswa baru.
3. Terkendalinya proses penerimaan mahasiswa baru sesuai dengan peraturan
yang berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas.

DESKRIPSI
Kegiatan layanan penerimaan mahasiswa baru dilakukan melalui beberapa
tahapan proses, yaitu persiapan dan pelaksanaan promosi, penerimaan
mahasiswa baru melalui seleksi jalur prestasi, jalur kerjasama dan jalur
reguler, daftar ulang, pengunduran diri calon mahasiswa baru dan INSADHA.
Proses penerimaan mahasiswa baru dilakukan dengan mengedepankan kemudahan
layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada
peraturan akademik yang ditetapkan universitas. Kepanitiaan PMB disusun
dengan memperhatikan struktur organisasi tingkat universitas. Secara
struktur koordinator PMB dijalankan secara exovisio oleh kepala BAA.
Promosi dikelola oleh Biro Humas, tes dipersiapkan oleh P2TKP, dan BAPSI
mempersiapkan kesiapan jaringan dalam proses seleksi penerimaan

DAFTAR ISTILAH
Program studi adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu cabang
ilmu pengetahuan, teknologi, atau seni.
Kompetensi adalah seperangkat tindakan cerdas dan penuh tanggung jawab yang
dimiliki seseorang sebagai syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat
dalam melaksanakan tugas di pekerjaan.

RUANG LINGKUP
1. Persiapan Promosi
2. Pelaksanaan Promosi
3. PMB jalur prestasi, jalur kerjasama dan jalur reguler
4. Tes masuk
5. Seleksi
6. Publikasi hasil seleksi jalur reguler
7. Daftar Ulang
8. Pengunduran Diri Mahasiswa Baru
9. Data mahasiswa baru
10. INSADHA

REFERENSI
Peraturan Pemerintah Nomor 154 tahun 2000
Ketetapan Senat Akademik USD
Renstra USD tahun 2008 - 2012

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,


Tim PAA Kepala BAA Wakil Rektor I
PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB
" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" "STANDAR OPERATING "SOP BAA-01 "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL PENERIMAAN "TANGGAL DIKELUARKAN 31 Oktober 2008 "
"MAHASISWA BARU (PMB) " "
"AREA BIRO ADMINISTRASI"NO REVISI : 00 "
"DAN AKADEMIK (BAA) " "
" " " "Pihak terkait "Dok "Waktu " "
"Kegiatan "No " " " " " "
" " "Calon "
" " "Mahasiswa "
" " "Baru/sekolah"
"1 "Tarif-tarif dari berbagai PT "Juli - "
" "Leaflet per prodi; poster USD, informasi PMB; "Agustus "
" "Prospektus; buku panduan daftar ulang " "
" "Lembar Soal Tes PMB " "
"2 "2.1. Leaflet per prodi; poster USD, informasi PMB; "Sept – April"
" "Prospektus; " "
" "2.2. Lembar Soal Tes PMB " "
"3 "3.1. Informasi PMB; Surat Penawaran kerja sama dari "Sept – April"
" "USD; Formulir Pendaftaran Jalur Prestasi; Surat " "
" "Pengantar dari Sekolah. " "
" "3.2. Informasi PMB; Surat Penawaran Kerja sama dari " "
" "USD; Formulir Pendaftaran Jalur Kerjasama; Lembar " "
" "Soal Tes PMB. "Mei – "
" "3.3. Informasi PMB; Formulir Pendaftaran Jalur "Agustus "
" "Reguler; Lembar Soal Tes PMB " "
"4 "4.1. Peraturan Pelaksanaan Tes "Juni - "
" "4.2. Lembar Soal tes PMB dan lembar jawab "Agustus "
"5 "5.1. Data pendaftar "1 hari "
" "5.2. Data nilai tes "sebelum "
" "5.3. Data jumlah mahasiswa membayar "seleksi "
" "5.4. Print out hasil seleksi " "
"6 "6.1. Daftar Calon Mahasiswa Baru USD "Oktober – "
" "6.2. SK Penerimaan Mahasiswa Baru "Agustus "
"7 "7.1. SK Penerimaan; "Oktober – "
" "7.2. Buku Panduan Daftar Ulang (memuat syarat daftar"Agustus "
" "ulang); " "
" "7.3. Slip Pembayaran " "
"8 "8.1. SK Penerimaan "Oktober - "
" "8.2. Bukti pembayaran "Agustus "
" "8.3. Bukti diterima di PT lain " "
"9 "9.1. Fotocopy ijasah yang telah dilegalisir oleh "Juni – "
" "sekolah "Agustus "
" "9.2. Fotocopy SKHUN yang telah dilegalisir oleh " "
" "sekolah " "
" "9.3. Fotocopy akte kelahiran " "
" "9.4. Surat Pernyataan penanggungjawab biaya studi " "
" "9.5. Surat Pernyataan bebas NARKOBA " "
" "9.6. Isian Data Pribadi " "
" "9.7. Surat keterangan tidak buta warna untuk program" "
" "studi tertentu " "

PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

1. Persiapan Sosialisasi PMB
a. Humas Merancang tarif-tarif PMB
1) Humas mengumpulkan data tarif-tarif dari berbagai PT lain dan tarif
USD tahun lalu.
2) Data berbagai tarif tersebut dikirimkan oleh Humas ke Rektorat
untuk mendapatkan tarif-tarif PMB USD yang baru.
3) Berdasarkan informasi dari Humas, Rektorat membuat tarif PMB yang
baru dan mengirimkannya ke Humas sebagai bahan informasi ke publik
khususnya calon mahasiswa baru.
4) Humas membuat iklan tentang PMB USD di berbagai surat kabar dan
radio maupun dalam bentuk spanduk.
b. Humas bersama BAA merancang berkas-berkas lainnya dan mencetak untuk
mempersiapkan proses PMB Jalur Prestasi dan Kerjasama. Berkas-berkas
yang perlu dipersiapkan adalah :
1) Leaflet informasi PMB
2) Jadwal rinci PMB
3) Prospektus USD
4) Surat-surat penawaran kerjasama PMB ke berbagai sekolah mitra
5) Poster USD
6) Buku panduan daftar ulang
7) Formulir jalur prestasi, kerja sama dan reguler
8) Leaflet Program Studi (kerja sama dengan Progam Studi)

2. Pelaksanaan Sosialisasi PMB
a. Humas bekerja sama dengan BAA membentuk tim promosi dari USD dan
merancang jadwal kegiatan dan petugas yang bertanggungjawab pada
kegiatan sosialisasi tersebut (disesuaikan dengan kegiatan ekspo
sekolah). Sosialisasi PMB dilakukan melalui :
1) Iklan media masa
2) Iklan poster/spanduk/baliho
3) Ekspo pendidikan
4) Website USD
5) Presentasi langsung kepada siswa-siswa di sekolah
6) Wisata kampus/open house
b. Sebelum hari pelaksanaan promosi sekretariat humas mempersiapkan
beberapa perlengkapan sebagai berikut :
1) Perlengkapan dekorasi : taplak, paku, pukul, solasi, gunting/kater,
rafia
2) Baner dan backdrop sesuai kebutuhan
3) Laptop dan viewer
4) Leaflet dan prospektus
5) Asesoris perlengkapan promosi : stiker, tas, pembatas buku,
ballpoint, gantungan kunci dan lain-lain
6) Proposal ekspo dan bukti transfer
7) Soal tes masuk jika merencanakan akan mengadakan tes di tempat
ekspo
8) Formulir jalur prestasi dan jalur kerja sama jika akan mengadakan
tes sekaligus
c. Sebelum hari pelaksanaan promosi sekretariat humas mengajukan anggaran
keuangan untuk kebutuhan pelaksanaan mengikuti ekspo ke Kepala Biro
Keuangan untuk dicairkan satu hari sebelum berangkat promosi
d. Sebelum hari pelaksanaan promosi sekretariat humas menghubungi BAU
untuk meminta kendaraan
e. Tim promosi melakukan kegiatan promosi dan pameran pendidikan di
berbagai sekolah sesuai jadwal yang telah disepakati dengan sekolah
atau menyesuaikan dengan jadwal-jadwal ekspo yang sudah dirancang oleh
sekolah.
f. Petugas promosi pada saat berjaga di stand pameran bertugas :
1) Memberi informasi kepada para pengunjung (siswa sekolah, orang tua
siswa, guru, dan umum) dan sekaligus memberikan leaflet kepada yang
membutuhkan
2) Menjual formulir jalur prestasi
3) Melakukan presentasi di kelas jika diberi kesempatan oleh sekolah
4) Mengadakan tes masuk kepada calon mahasiswa jika ada kesempatan dan
sekolah memberi ijin
g. Petugas promosi melaporkan LPJ ke Biro Keuangan


3. Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
1. Jalur Prestasi
a. Humas bersama BAA membuat surat dilampiri sejumlah formulir Jalur
Prestasi yang ditujukan ke berbagai sekolah mitra dengan maksud
menawarkan kerja sama penerimaan mahasiswa baru melalui jalur
prestasi
b. Sekolah mengkoordinir pendaftaran jalur prestasi dan mengirimkan
berkas-berkas yang diperlukan (nilai rapor kelas 11 semester I dan
II) ke USD (berkas ini dapat juga dititipkan kepada petugas promosi
yang kebetulan berkunjung ke sekolah tersebut)
c. Berkas-berkas jalur prestasi yang dikirim dari sekolah (formulir
pendaftaran dan data nilai rapor) dikelola oleh BAA untuk
selanjutnya data-data tersebut diinputkan ke dalam komputer
d. Seleksi jalur prestasi oleh kaprodi didasarkan pada nilai-nilai
rapor siswa dilaksanakan di Laboratorium Komputer Dasar.
e. BAA memproses hasil seleksi dan mengirimkan hasil tersebut ke
sekolah. Hasil seleksi yang dikirimkan ke sekolah dilampiri
beberapa berkas. Setiap amplop yang akan diterima oleh siswa yang
diterima berisi berkas-berkas sebagai berikut :
i. Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru
ii. Slip pembayaran
iii. Buku panduan daftar ulang
f. Humas mengumumkan hasil seleksi di internet (web USD) sehingga
siswa dapat langsung melihat hasilnya.


2. PMB Jalur Kerjasama dengan Sekolah
a. Humas bersama BAA membuat surat ditujukan ke berbagai sekolah mitra
dengan maksud menawarkan kerja sama penerimaan mahasiswa baru
melalui jalur Kerja sama
b. Sekolah yang ingin memanfaatkan tawaran tersebut segera menghubungi
USD untuk diadakan tes di sekolahnya
c. Petugas tes (P2TKP) mendatangi sekolah untuk mengadakan tes masuk
ke USD (peserta dari sekolah lain dimungkinkan ikut tes bersama
sekolah tersebut)
d. Hasil tes yang diselenggarakan di sekolah bersama formulir
pendaftaran dibawa petugas P2TKP ke USD
e. Petugas P2TKP menyerahkan formulir dan lembar jawab ke BAA untuk
diinputkan ke komputer dan diolah sehingga hasil tes dapat
diinputkan ke komputer (paling lambat 5 hari sebelum seleksi oleh
kaprodi)
f. Seleksi jalur Kerja sama oleh kaprodi didasarkan pada nilai-nilai
tes siswa dilaksanakan di Laboratorium Komputer Dasar.
g. BAA memproses hasil seleksi dan mengirimkan hasil tersebut ke
sekolah. Hasil seleksi yang dikirimkan ke sekolah dilampiri
beberapa berkas. Setiap amplop yang akan diterima oleh siswa yang
diterima berisi berkas-berkas sbb:
i. Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru
ii. Slip pembayaran
iii. Buku panduan daftar ulang
h. Humas mengumumkan hasil seleksi di internet (web USD) sehingga
siswa dapat langsung melihat hasilnya.


Proses seleksi untuk Jalur Prestasi dan Jalur Kerja Sama dengan flow-
chart dapat dilihat di bawah ini:
Seleksi PMB Jalur Prestasi dan Kerja Sama

"Aktifitas " "BAA "SEKOLAH "HUMAS/P2"Prodi & "Dokumen "Waktu "
" " " " "TKP "Pejabat " " "
"Data rapor dan " " " " " "Rapor dan "1 hr "
"lembar jawab calon " " " " " "lembar jawab" "
"dari sekolah dibawa " " " " " " " "
"humas/P2TKP " " " " " " " "
"Data identitas calon" " " " " "Rapor dan "1 "
"dan data rapor " " " " " "lembar jawab"minggu "
"dimasukkan ke " " " " " " " "
"komputer dan lembar " " " " " " " "
"jawab diurutkan oleh" " " " " " " "
"BAA " " " " " " " "
"BAA menscan lembar " " " " " "Lembar jawab"3 jam "
"jawab calon dan olah" " " " " "calon " "
"data " " " " " " " "
"BAA meminjam lab, " " " " " "Undangan ke "1 jam "
"mengundang kaprodi, " " " " " "Kaprodi " "
"rektorat,dekan untuk" " " " " "rektorat, " "
"seleksi, LKD " " " " " "dekan dan " "
"menyiapkan lab untuk" " " " " "permohonan " "
"seleksi " " " " " "ke kepala " "
" " " " " " "Lab " "
"Seleksi oleh " " " " " "Data di "2 jam "
"Kaprodi/dekan " " " " " "komputer " "
"Pencetakan data " " " " " "Daftar lulus"5 "
"rekap hasil seleksi " " " " " "per prodi "menit "
"oleh BAA dan tanda " " " " " " " "
"tangan kepala BAA " " " " " " " "
"dan kaprodi " " " " " " " "
"Setelah semua prodi " " " " " "Rekap data "1 jam "
"selesai seleksi BAA " " " " " "lulus dan " "
"memfinalisasi data " " " " " "daftar lulus" "
"akhir dan mencetak " " " " " "per prodi " "
"rekap data calon " " " " " " " "
"mahasiswa lulus " " " " " " " "
"Data soft copy " " " " " "Rekap data "20 mnt "
"dikirim ke Humas " " " " " "lulus dan " "
"(diumumkan di web) " " " " " "daftar lulus" "
" " " " " " "per prodi " "
"BAA mencetak SK, " " " " " "SK, label, "3 jam "
"label, slip " " " " " "slip dan " "
"pembayaran " " " " " "buku panduan" "
"Amplop ditempeli " " " " " "Amplop per "4 jam "
"label dan diisi SK, " " " " " "calon dan " "
"slip & buku panduan " " " " " "sekolah " "
"per calon " " " " " " " "
"Menyiapkan pengantar" " " " " "Amplop per "2 jam "
"ke sekolah dilampiri" " " " " "calon dan " "
"daftar calon yang " " " " " "sekolah " "
"diterima " " " " " " " "
"Mengirimkan berkas " " " " " "Amplop per "1 jam "
"ke sekolah sekolah " " " " " "calon dan " "
" " " " " " "sekolah " "
3. PMB Jalur Reguler
a. Persiapan Pendaftaran
i. Humas bersama BAA melakukan rekrutmen petugas pendaftaran
ii. Humas bersama BAA mengadakan pelatihan kepada petugas
pendaftaran
iii. BAA bersama Humas bekerja sama dengan BAPSI dan BAU menyiapkan
perlengkapan tempat pendaftaran. Beberapa hal yang perlu
disiapkan adalah : meja kursi untuk pendaftaran, komputer untuk
menginput data pendaftar, backdrof untuk dekorasi, jaringan dan
sumber-sumber listrik.
b. Proses Pendaftaran
i. Pendaftaran calon mahasiswa baru di Mrican oleh petugas
pendaftaran
ii. Petugas pendaftaran setiap hari melakukan validasi data
pendaftaran. Jika terjadi perubahan pilihan, penambahan peserta
dan pembatalan pendaftar pada saat akhir pendaftar maka
perubahan ini juga harus diinformasikan ke P2TKP
c. Proses Pelaksanaan Tes masuk
i. Sebelum pelaksanaan tes masuk P2TKP melakukan rekrutmen pengawas
tes (sebagian besar mahasiswa dan ditambah beberapa dosen)
ii. P2TKP melakukan brifing kepada pengawas tes
iii. BAU menyiapkan ruang kelas yang akan dipergunakan untuk tes
seleksi PMB
iv. Satu hari sebelum pelaksanaan tes BAA dibantu petugas
pendaftaran menempel nomor tes peserta. Tempat tes dilaksanakan
di Mrican
v. Pada hari pelaksanaan tes, BAA dan petugas pendaftaran bertugas
sebagai penerima tamu bagi calon yang akan mengikuti tes
(menunjukkan tempat tes bagi calon yang kesulitan mencari ruang
tes)
vi. Tes dilaksanakan dalam satu hari mulai pukul 07.30 – 11.30 untuk
semua program studi
vii. Setelah tes selesai lembar jawab diserahkan ke BAA untuk
diproses
d. Seleksi Jalur Reguler
i. BAA meminjam Laboratorium Komputer Dasar untuk tempat seleksi
ii. BAA mengundang panitia inti PMB, dekan, dan kaprodi untuk
seleksi
iii. Proses seleksi oleh Kaprodi
iv. Pencetakan berkas-berkas yang akan dikirim ke calon oleh BAA.
Berkas yang perlu disiapkan adalah : SK Penerimaan, slip
pembayaran, Buku Panduan Daftar Ulang
v. BAA menyiapkan berkas yang sudah disiapkan per calon yang
diterima di loket pendaftaran untuk diambil oleh calon yang
lulus seleksi
vi. Humas mengumumkan hasil seleksi di koran dan di internet, BAA
mengumumkan hasil seleksi di papan pengumuman yang ada di Mrican
dan Paingan
vii. Bagi calon yang tidak bisa mengambil SK Penerimaan dan berkas
lainnya di kampus dalam waktu 3 hari setelah pengumuman akan
dikirimkan ke alamat calon oleh BAA. Untuk gelombang III
pengambilan SK Penerimaan dan berkas lainnya hanya dilayani di
kampus.
Proses seleksi untuk Jalur Prestasi dan Jalur Kerja Sama dengan flow-
chart dapat dilihat di bawah ini :




























Seleksi PMB Reguler
"Aktifitas " "BAA "CALON "HUMAS/P2"Prodi &"Dokumen "Waktu "
" " " "MHS "TKP "Pejabat" " "
"Lembar jawab " " " " " "Lembar "1 jam "
"dikirim ke BAA " " " " " "jawab " "
"oleh P2TKP " " " " " " " "
"BAA memproses " " " " " "Lembar "5 jam "
"lembar jawab " " " " " "jawab " "
"calon " " " " " " " "
"BAA meminjam lab," " " " " "Undangan "1 jam "
"mengundang " " " " " "ke Kaprodi" "
"panitia inti, " " " " " "rektorat, " "
"prodi, dekan " " " " " "dekan dan " "
"untuk seleksi, " " " " " "permohonan" "
"LKD menyiapkan " " " " " "ke kepala " "
"lab " " " " " "Lab " "
"Seleksi oleh " " " " " "Data di "2 jam "
"Kaprodi/dekan " " " " " "komputer " "
"Pencetakan data " " " " " "Daftar "10 "
"rekap hasil " " " " " "lulus per "menit "
"seleksi oleh BAA " " " " " "prodi " "
"dan tanda tangan " " " " " " " "
"kepala BAA dan " " " " " " " "
"kaprodi " " " " " " " "
"Setelah semua " " " " " "Rekap data"1 jam "
"prodi selesai " " " " " "lulus dan " "
"seleksi BAA " " " " " "daftar " "
"memfinalisasi " " " " " "lulus per " "
"data akhir dan " " " " " "prodi " "
"mencetak rekap " " " " " " " "
"data calon " " " " " " " "
"mahasiswa lulus " " " " " " " "
"Data soft copy " " " " " "Rekap dat "20 "
"pendaftar " " " " " "a lulus "menit "
"diterima dikirim " " " " " "dan daftar" "
"oleh BAA ke Humas" " " " " "lulus per " "
"untuk diumumkan " " " " " "prodi " "
"di Web " " " " " " " "
"BAA mencetak SK, " " " " " "SK, label,"1 hari "
"label, slip " " " " " "slip dan " "
"pembayaran " " " " " "buku " "
" " " " " " "panduan " "
"Amplop ditempel " " " " " "Amplop per" "
"label dan diisi " " " " " "calon " "
"SK, slip dan buku" " " " " " " "
"panduan per calon" " " " " " " "
"Mengecek setiap " " " " " "Amplop per" "
"nama amplop " " " " " "calon " "
"dengan daftar " " " " " " " "
"nama calon lulus " " " " " " " "
"Berkas penerimaan" " "Diambil " " "Amplop per" "
"disiapkan di " " " " " "calon "3 hari "
"tempat pendaft " " " " " " " "
"PMB untuk " " " " " " " "
"diberikan ke " " " " " " " "
"calon yang " " " " " " " "
"mengambil " " " " " " " "
"BAA mengirimkan " "Tidak " " " "Amplop per"1 hari "
"ke alamat calon " "diambil" " " "calon " "
"(kecuali " " " " " " " "
"gelombang III " " " " " " " "
"harus diambil " " " " " " " "
"calon) " " " " " " " "


4. Daftar Ulang
a. Sebelum melakukan daftar ulang mahasiswa baru wajib menyelesaikan
urusan administrasi keuangan yang meliputi Dana Pengembangan
Pendidikan, Uang Kuliah Tetap, Uang Kemahasiswaan dan Iuran
Perpustakaan di Bank mitra USD.
b. Selanjutnya mahasiswa baru melakukan daftar ulang di BAA (membawa
berkas persyaratan yang telah ditentukan)
c. Mahasiswa baru akan memperoleh bukti daftar ulang dari BAA untuk
pengambilan KTM

5. Pengunduran Diri Mahasiswa Baru
a. Mahasiswa baru yang sudah melakukan daftar ulang dapat mengundurkan
diri dengan alasan diterima di PT lain atau karena alasan tertentu.
b. Proses pengunduran diri dilakukan di BAA dengan membawa bukti
penerimaan mahasiswa baru dari PT lain atau bukti alasan lain berserta
bukti daftar ulang/bukti bayar ke USD.
c. Calon mahasiswa baru akan menerima bukti Pelaporan Pengunduran Diri
dan rincian pengembalian biaya studi yang telah dibayarkan.
d. Dengan membawa bukti Pelaporan Pengunduran Diri calon mahasiswa baru
menghadap Kepala Biro Keuangan untuk mendapatkan slip pencairan uang
e. Dengan Slip pencairan uang tersebut mahasiswa baru mencairkan uang di
kasir USD.


6. Data Mahasiswa Baru
Hasil Akhir dari proses Penerimaan Mahasiswa Baru adalah Data Mahasiswa
yang selanjutnya menjadi dasar bagi universitas untuk proses kegiatan
berikutnya.

7. INSADHA
Setelah Daftar Ulang Mahasiswa baru wajib mendaftarkan diri untuk
mengikuti INSADHA.






























" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP BAA-02 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL "TANGGAL DIKELUARKAN "
"LAYANAN REGISTRASI (DAFTAR ULANG), CUTI "NOVEMBER 2008 "
"STUDI, DAN PERPANJANGAN STUDI " "
"AREA "NO REVISI : 01 "
"BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK (BAA) "September – Desember 2009 "


TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan registrasi sampai dengan Bimbingan Rencana
Studi (BRS) yang diberikan oleh BAA kepada mahasiswa.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan
ini.
3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan
tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas.
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standart layanan

DESKRIPSI
Kegiatan layanan registrasi dan bimbingan rencana studi (BRS) adalah
kegiatan layanan yang diberikan oleh BAA kepada mahasiswa dan unit kerja
lain, melalui proses dari pengambilan slip pembayaran uang kuliah sampai
dengan print out data mahasiswa peserta kuliah.

RUANG LINGKUP
1. Pengambilan slip pembayaran uang kuliah
2. Pendaftaran dan Pembayaran uang kuliah
3. Aktivasi Registrasi KTM
4. Bimbingan Rencana Studi
5. Modifikasi KRS
6. Print-out Data Mahasiswa Peserta Kuliah

DAFTAR ISTILAH
1. Dispensasi adalah penundaan pembayaran UKT sekitar satu bulan atas
persetujuan dengan WR II. Dengan melakukan dispensasi mahasiswa yang
bersangkutan dapat memperoleh layanan akademik seperti mahasiswa lainnya
yang sudah melakukan pelunasan UKT
2. Bimbingan Rencana Studi (BRS) on-line adalah seluruh proses mulai dari
pembimbingan oleh dosen pembimbing akademik kepada mahasiswa sampai
kepada pengisian kartu Rencana Studi oleh mahasiswa secara on-line
setelah sebelumnya mahasiswa melakukan proses daftar ulang
3. Bimbingan Klasikal adalah bimbingan yang dilakukan oleh dosen pembimbing
kepada mahasiswa yang menjadi tanggung jawabnya secara bersama-sama
dengan mahasiswa lainnya yang dilaksanakan di ruang kelas sebelum
mahasiswa melakukan BRS on-line
4. Bimbingan Individual adalah bimbingan secara individual oleh dosen
pembimbing kepada mahasiswa sebelum mahasiswa melakukan BRS on-line
5. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah Kartu yang dikeluarkan oleh
universitas yang berisi daftar matakuliah yang akan diambil oleh
mahasiswa yang bersangkutan selama satu semester ke depan
6. Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah kartu yang dimiliki oleh seorang
mahasiswa yang berisi tentang identitas sebagai bukti fisik bahwa
mahasiswa tersebut telah terdaftar secara resmi sebagai mahasiswa
Universitas Sanata Dharma
7. Modifikasi KRS adalah proses perubahan pengambilan matakuliah oleh
mahasiswa karena mahasiswa merasa tidak cocok dengan matakuliah yang
sudah diambil sebelumnya

REFERENSI
1. Kalender Akademik
2. Peraturan Akademik
3. Panduan/Pedoman Akademik Program Studi


PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Keterangan ada di halaman berikutnya



Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,
" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" "STANDAR OPERATING "SOP BAA-02 "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL: LAYANAN REGISTRASI (DAFTAR ULANG), CUTI "TANGGAL DIKELUARKAN "
"STUDI, DAN PERPANJANGAN STUDI "25 DESEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 01 "
"BIRO ADMINISTRASI DAN AKADEMIK (BAA) "28 September 09 "


" " "Pihak yang terkait "Dok "Wakt"
"Kegiatan "No " " "u "
" " "Mahasisw"
" " "a "
"1 "Pengumuman Daftar Ulang "15 mnt "
"2 "Instruksi Kerja cuti studi "10 mnt "
"3 "Permohonan Perpanjangan Studi "15 mnt "
"4 "Surat Permohonan Dispensasi "10 mnt "
" "Surat Keputusan Dispensasi " "
"5 " Surat Permohonan Ijin Pembayaran "10 mnt "
" "UKT ke Kaprodi "5 mnt "
" "Surat Permohonan Ijin Pembayaran " "
" "UKT ke Kepala BAA " "
"6 "Slip Pembayaran Uang Kuliah " 5 mnt "
"7 "Bukti Pembayaran yang disahkan " 5 mnt "
" "bank " "
"8 "KTM " 5 mnt "



PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB
LAYANAN REGISTRASI (DAFTAR ULANG), CUTI STUDI, DAN PERPANJANGAN STUDI

1. Pengumuman Daftar Ulang
a. BAA membuat pengumuman Daftar Ulang dan dikirimkan ke Kaprodi,
Sekretariat Program Studi, Bagian Uang Kuliah, dan Bank.
b. Pengumuman berisi tentang informasi:
1) Rincian, Cara dan Persyaratan Pembayaran
2) Tempat dan Waktu Pembayaran
3) Cuti Studi



















2. Instruksi Kerja proses Cuti Studi

"Aktifitas "Mhs "Dekan/ "BUK "BANK "BAA "Dokumen "Wakt"
" " "Kaprodi/" " " " "u "
" " "sek " " " " " "
" " "prodi " " " " " "
"Mahasiswa " " " " " "Form cuti"5 "
"menerima Surat" " " " " " "mnt "
"Pengantar " " " " " " " "
"permohonan " " " " " " " "
"cuti " " " " " " " "
"Surat " " " " " "Form cuti"10 "
"Pengantar Cuti" " " " " " "mnt "
"dimintakan " " " " " " " "
"tanda tangan " " " " " " " "
"ke Kaprodi " " " " " " " "
"Surat " " " " " "Form cuti"10 "
"Pengantar yang" " " " " " "mnt "
"sudah ada " " " " " " " "
"tanda tangan " " " " " " " "
"kaprodi " " " " " " " "
"dimintakan " " " " " " " "
"persetujuan " " " " " " " "
"dekan " " " " " " " "
"Dengan membawa" " " " " "Surat "10 "
"surat " " " " " "persetuju"mnt "
"persetujuan " " " " " "an cuti " "
"dari dekan " " " " " "dari " "
"mahasiswa " " " " " "dekan " "
"mengambil slip" " " " " " " "
"di BUK dan " " " " " " " "
"membayar ke " " " " " " " "
"bank " " " " " " " "
"Mahasiswa " " " " " "Bukti "5 "
"menerima bukti" " " " " "bayar "mnt "
"bayar dari " " " " " "dari bank" "
"bank " " " " " " " "
"Mahasiswa " " " " " "Surat "10 "
"mendaftar cuti" " " " " "persetuju"mnt "
"ke BAA dan " " " " " "an cuti " "
"akan " " " " " "dari " "
"memperoleh KTM" " " " " "dekan, " "
"dicap cuti, SK" " " " " "bukti " "
"cuti " " " " " "bayar, " "
" " " " " " "KTM " "
"BAA mengirim " " " " " "Tembusan "15 "
"tembusan SK " " " " " "SK cuti "mnt "
"cuti ke prodi " " " " " " " "
















3. Instruksi kerja Perpanjangan Studi

"Aktifitas "Mhs "Dekan/ "Rektor "BAA "Dokumen "Waktu "
" " "Kaprodi/" " " " "
" " "sek " " " " "
" " "prodi " " " " "
"Surat permohonan " " " " " "10 mnt"
"dimintakan tanda " " " " " " "
"tangan (diketahui) " " " " " " "
"oleh kaprodi " " " " " " "
"Mahasiswa mengajukan" " "Apabila " "Form "10 mnt"
"permohonan " " "perpanjang" "permohonan" "
"perpanjangan studi " " "an lebih 2" "perpanjang" "
"ke dekan diketahui " " "x " "an studi " "
"kaprodi " " " " " " "
"Dekan membuat " " " " " "10 mnt"
"permohonan " " " " " " "
"perpanjangan studi " " " " " " "
"ke rektor tembusan " " " " " " "
"ke BAA (perpanjangan" " " " " " "
"lebih 2x) " " " " " " "
"Mahasiswa menerima " " " " "SK "10 mnt"
"SK perpanjangan " " " " "Perpanjang" "
"studi dari " " " " "an Studi " "
"sekretariat prodi " " " " " " "
"atau dari rektor " " " " " " "
"jika perpanjangan " " " " " " "
"lebih 2x " " " " " " "
"Tembusan SK " " " " "Tembusan "15 mnt"
"perpanjangan studi " " " " "SK " "
"dikirim ke BAA " " " " "Perpanjang" "
" " " " " "an Studi " "
"Catatan : " "Setelah SK perpanjangan "
" " "studi diperoleh, "
" " "berikutnya mahasiswa "
" " "melakukan registrasi "
" " "seperti layaknya "
" " "mahasiswa lainnya "


4. Pembayaran Uang Kuliah (Dispensasi, Terlambat membayar)
Prosedur :
a. Mahasiswa mengambil slip pembayaran uang kuliah di Bagian Uang Kuliah
(BUK), berikutnya membayar ke bank dan mahasiswa akan menerima bukti
pembayaran
b. Bila TIDAK, mahasiswa dapat mengajukan permohonan dispensasi (
dengan membuat surat permohonan) ke WR II.
c. WR II akan memberi surat keputusan dispensasi kepada mahasiswa yang
mengajukan dan memberi tembusan kepada orang tua mahasiswa yang
bersangkutan dengan dikirim melalui pos.
d. Jika mahasiswa terlambat membayar mohon persetujuan dengan Kaprodi.
e. Dengan surat persetujuan dari Kaprodi mahasiswa mohon persetujuan
dengan Kepala BAA untuk melakukan pembayaran
Tanggungjawab : BUK, Bank, dan WR II.

5. Aktivasi Registrasi KTM :
Prosedur :

a. Mahasiswa menyerahkan KTM ke BAA dilampiri bukti bayar uang kuliah
dari bank atau bukti dispensasi dari WR II
b. BAA memberikan tanda registrasi (REG) atau Cuti (CUTI) pada KTM dan
diserahkan kembali kepada mahasiswa

Tanggungjawab : BAA



" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " " "
" "STANDAR OPERATING "SOP BAA-03 "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL " "
"LAYANAN "TANGGAL DIKELUARKAN "
"PERKULIAHAN, UJIAN AKHIR SEMESTER DAN "NOVEMBER 2008 "
"EVALUASI SISIP PROGRAM " "
"AREA " "
" "NO REVISI : 01 "
"BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK (BAA) "September – Desember 2009 "


TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan Perkuliahan, Ujian Akhir Semester dan
Evaluasi Sisip Program yang diberikan oleh BAA kepada mahasiswa.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan
ini.
3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan
tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas.
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standart layanan.

DESKRIPSI
Kegiatan layanan Perkuliahan, Ujian Akhir Semester dan Evaluasi Sisip
Program adalah kegiatan layanan yang diberikan oleh BAA kepada mahasiswa
dan unit kerja lain, melalui proses dari pengelolaan ruang kuliah sampai
dengan evaluasi sisip program.

RUANG LINGKUP
1. Pengelolaan ruang kuliah
2. Persiapan Kebutuhan BRS
3. Pelaksanaan kuliah
4. Pendaftaran dan Pembayaran Uang Ujian Akhir Semester (UAS)
5. Pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS)
6. Evaluasi Sisip Program
7. Meneruskan kuliah

DAFTAR ISTILAH
1. Sisip program : adalah evaluasi untuk menentukan apakah mahasiswa boleh
melanjutkan studi atau harus meninggalkan program studi yang bersangkutan

REFERENSI
1. Peraturan Akademik


PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Keterangan ada di halaman berikutnya



Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,
" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP BAA-03 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL "TANGGAL DIKELUARKAN "
"Layanan "25 DESEMBER 2008 "
"Perkuliahan, Ujian Akhir Semester dan Evaluasi " "
"Sisip Program " "
"AREA "NO REVISI : 01 "
"BIRO ADMINISTRASI DAN AKADEMIK (BAA) "28 September 2009 "


" " "Pihak yang terkait "Dok "Wakt"
"Kegiatan "No " " "u "
" " "Mahasisw"
" " "a "
" " Flowchart pengelolaan ruang kuliah " "
"1 "Daftar Penawaran Matakuliah " "
" "Jadwal Perkuliahan " "
" "Jadwal BRS " "
" "Kartu Hasil Studi " "
" "2.1. Jadwal Bimbingan Klasikal " "
"2 "2.2. Jadwal Bimbingan Individual " "
" "2.3. Kartu Mahasiswa " "
" "2.4. Proses BRS " "
" "2.5. Kartu Rencana Studi " "
" "3.1. Jadwal Modifikasi KRS " "
"3 "3.2. KRS hasil modifikasi " "
"4 "4.1. Presensi perkuliahan " "
"5 "5.1. Silabus/Satuan Acara " "
" "Perkuliahan " "
" "5.2. Handout Matakuliah " "
"6 "6.1. Pengumuman Pembayaran Uang SKS " "
" "6.2. Kartu Mahasiswa " "
" "6.3. Bukti pembayaran uang SKS " "
" "6.4. Surat dispensasi dari WR II " "
"7 "7.1. Kartu Mahasiswa " "
" "7.2. Bukti bayar uang SKS " "
" "7.3. Surat Dispensasi dari WR II " "
" "7.4. Kartu Ujian Akhir " "
" "7.5. Daftar penerima beasiswa dari " "
" "WR III " "
" "8.1. Jadwal Ujian Akhir " "
"8 "8.2. Kartu Ujian Akhir " "
" "8.3. Kartu Mahasiswa " "
" "8.4. Presensi Ujian Akhir semester " "
"9 "9.1. Hasil Ujian Akhir semter " "
" "10.1. Hasil evaluasi sisip program " "
"10 "dari prodi " "
" "10.2. Surat keputusan DO dari Rektor" "
" "10.3. Flowchart sisip program " "
"11 " Flowchart pengelolaan ruang kuliah " "
" "Daftar Penawaran Matakuliah " "
" "Jadwal Perkuliahan " "
" "Jadwal BRS " "
" "Kartu Hasil Studi " "
"12 "12.1. SK DO " "
" "12.2. Transkrip " "
" "12.3. Surat Beres Administrasi " "
" "12.4. KTM " "
" "12.5. Surat Keterangan Pernah Kuliah" "

PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB
LAYANAN PERKULIAHAN


1. Persiapan Bimbingan Rencana Studi
Prosedur:
a. Prodi membuat Daftar penawaran Matakuliah yang akan ditawarkan beserta
dosen yang mengampunya untuk diinformasikan kepada mahasiswa pada
semester yang bersangkutan berdasarkan kurikulum yang digunakan
b. Program studi membuat Jadwal Perkuliahan berdasarkan matakuliah yang
ditawarkan
c. Jadwal perkuliahan perlu dilengkapi dengan ruang tempat perkuliahan.
Pengelolaan ruang kuliah diatur bersama oleh program studi dan BAA
berdasarkan base-room prodi dan ruang yang dikelola oleh BAA (lihat
flow chart).
d. Daftar matakuliah beserta dosen pengampunya serta jadwal perkuliahan
dimasukkan ke dalam jaringan untuk persiapan BRS on-line
e. Prodi membuat jadwal bimbingan klasikal, bimbingan individual, BRS on-
line dan jadwal modifikasi KRS
Tanggungjawab: program studi

2. Proses Bimbingan Rencana Studi
Prosedur
Prosedur BRS on-line secara rinci diatur oleh setiap Fakultas atau
Program Studi. Secara umum proses pengisian KRS dapat dijelaskan sebagai
berikut :
a. Mahasiswa mengikuti bimbingan klasikal yang diberikan oleh dosen
pembimbing akademiknya sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Pembimbingan secara individual bisa mengikuti jadwal yang dibuat oleh
program studi atau diatur tersendiri oleh Pembimbing Akademik.
b. Mahasiswa menunjukkan KTM yang sudah dilegalisasi melakukan pengisian
KRS secara on-line di Laboratorium Komputer Dasar berdasarkan jadwal
yang diatur antara Fakultas atau Program Studi dengan BAPSI.
c. Sekretariat mencetak KRS yang sudah diisi oleh mahasiswa secara on-
line sebanyak 2 lembar. Selanjutnya KRS diserahkan kepada dosen
pembimbing akademik untuk ditandatangani.
d. Mahasiswa menyerahkan amplop (berperangko secukupnya) yang sudah
diberi nama mahasiswa dan alamat orang tua mahasiswa sebagai tempat
tujuan surat (untuk mengirimkan KHS mahasiswa ke orang tua) untuk
mengambil satu lembar KRS yang ada pada pembimbing akademik. Satu
lembar KRS lainnya untuk arsip sekretariat prodi


3. Modifikasi KRS
Proses modifikasi KRS diatur oleh program studi
a. Modifikasi KRS dilakukan bagi mahasiswa yang merasa tidak cocok dengan
matakuliah yang sudah diambil pada waktu BRS on-line.
b. Pengubahan rencana beban studi (modifikasi KRS) dilaksanakan maksimal
2 minggu sejak kegiatan perkuliahan semester yang bersangkutan
dimulai.
c. Proses modifikasi KRS diatur oleh program studi masing-masing

4. Pencetakan Daftar Matakuliah
Pencetakan daftar matakuliah (presensi kuliah) dilakukan oleh sekretariat
program studi
Tanggungjawab : program studi


5. Pelaksanaan kuliah
Mahasiswa mengikuti perkuliahan sesuai jadwal yang diatur oleh masing-
masing program studi.
Tanggungjawab : program studi






6. Pembayaran Uang SKS
Prosedur:
a. Mahasiswa mengambil slip pembayaran ke Bagian Uang Kuliah dengan
menunjukkan KTM dan print-out KRS
b. Dengan menggunakan slip pembayaran dari BUK Mahasiswa membayar uang
SKS ke Bank
c. Mahasiswa menerima bukti pembayaran dari bank
d. Apabila belum memiliki uang mahasiswa dapat memanfaatkan fasilitas
dispensasi dari Sekretariat Wakil Rektor II. Prosedur dispensasi
seperti pada pembayaran uang kuliah
Tanggungjawab: Bagian Uang Kuliah, Wakil Rektor II


7. Pengambilan Kartu Ujian Akhir
Prosedur:
a. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran dari bank dan KTM yang sudah
dilegalisasi kepada petugas BAA
b. Mahasiswa menerima kembali KTM, bukti pembayaran dan Kartu Ujian Akhir
Semester
Tanggungjawab: Bagian BAA

8. Pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS)
Prosedur:
a. Ujian Akhir Semester (UAS) diatur dan dilaksanakan oleh masing-masing
Prodi.
b. Untuk mengikuti ujian akhir semester mahasiswa wajib menunjukkan Kartu
Ujian Akhir Semester dan KTM atau kartu identitas lainnya
c. Pengawas ujian akan memeriksa KTM untuk pencocokan identitas mahasiswa
dan akan memparaf Kartu Ujian Akhir Semester pada matakuliah yang
sedang diujikan
d. Mahasiswa mengisi presensi pada saat mengikuti ujian
Tanggungjawab: program studi

9. Hasil Ujian Akhir Smester
a. Setelah semester berakhir dosen menyerahkan nilai ke sekretariat prodi
b. Sekretariat prodi mengumumkan nilai ujian per mata kuliah di papan
pengumuman
c. Sekretariat prodi memasukkan data nilai ujian setiap mahasiswa dan
presensi kehadiran dosen dalam perkuliahan di jaringan

10. Evaluasi Sisip Program
a. Program studi melaksanakan Sisip Program pada akhir semester IV.
Mahasiswa yang terkena sisip program adalah mahasiswa yang belum
mencapai jumlah 40 SKS dan IPK 2,0 pada akhir semester IV
b. Keputusan DO sisip program menjadi kewenangan Rektor.
c. Prodi mengusulkan data mahasiswa yang terkena sisip program kepada
Rektor untuk di-DO. Rektor memberi wewenang kepada BAA untuk
mengeluarkan SK DO bagi mahasiswa yang terkena sisip program ( lihat
flow chart).
d. BAA mengirimkan SK DO kepada mahasiswa yang terkena sisip program
Tanggungjawab : Program studi, BAA, Rektorat


11. Meneruskan Kuliah
a. Mahasiswa yang lolos dari Sisip Program atau tidak DO dapat meneruskan
kuliah ke semester berikutnya.









Flow-chart : PENGELOLAAN RUANG
"AKTIFITAS "BAA "SEKRET " "DOKUMEN "WAKTU "
" " "PRODI " " " "
"Melakukan kerja " " " " "1 hari "
"sama dengan prodi " " "cukup " " "
"lain dalam satu " " " " " "
"fakultas dalam " " " " " "
"penggunaan ruang " " " " " "
"BAA mencarikan " " " " "1 hari "
"ruang ke berbagai " "Tidak " " " "
"prodi lainnya dalam" "cukup " " " "
"satu universitas " " " " " "
"(menunggu setelah " " " " " "
"semua prodi selesai" " " " " "
"memasukkan " " " " " "
"penggunaan ruang ke" " " " " "
"base-roomnya) " " " " " "
"Catatan "BAA bertugas membagi ruang seluruh universitas ke "
" "dalam base-room setiap prodi secara adil "
" "berdasarkan jumlah mahasiswa dan jumlah kelas yang "
" "ada di prodi "
" "Secara periodik BAA berkewajiban mengevaluasi "
" "pembagian base-room antar prodi yang ada "
" "Sek prodi hanya memiliki kewenangan menggunaan "
" "ruang dalam base-roomnya saja (di luar base-roomya "
" "tidak bisa) "
" "BAA memiliki kewenangan menggunakan semua ruang "
" "yang ada di universitas setelah prodi selesai "
" "memanfaatkan base-roomnya untuk kegiatan "
" "perkuliahan "

Flow-chart : EVALUASI SISIP PROGRAM

"Aktifitas "Mahasiswa"Dekan/ "Rektor "BAA "Dokumen "Waktu "
" " "Kaprodi/" " " " "
" " "sek " " " " "
" " "prodi " " " " "
"BAA menerima " " " " "Tembusan "5 menit"
"tembusan " " " " " " "
"daftar " " " " " " "
"mahasiswa DO " " " " " " "
"akademik dari " " " " " " "
"prodi " " " " " " "
"BAA menerima " " " " "SK DO "1 "
"perintah " " " " " "minggu "
"penerbitan DO " " " " " " "
"akademik dari " " " " " " "
"rektor dan " " " " " " "
"selanjutnya " " " " " " "
"menerbitkan SK" " " " " " "
"DO atas mhs " " " " " " "
"yang terkena " " " " " " "
"sisip program " " " " " " "
"BAA " " " " "SK DO "1 hari "
"mengirimkan SK" " " " " " "
"DO kepada " " " " " " "
"mahasiswa " " " " " " "

























" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP BAA-04 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL " "
"LAYANAN "TANGGAL DIKELUARKAN "
"UJIAN TUGAS AKHIR, YUDISIUM DAN WISUDA "NOVEMBER 2008 "
"AREA " "
"BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK (BAA) "NO REVISI : 01 "
" "September – Desember 2009 "


TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium dan Wisuda
yang diberikan oleh BAA kepada mahasiswa.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan
tugas akhir yudisium dan wisuda.
3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan
tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas.
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan.

DESKRIPSI
Kegiatan layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium dan Wisuda adalah kegiatan
layanan yang diberikan oleh BAA kepada mahasiswa dan unit kerja lain,
melalui proses dari pendaftaran ujian tugas akhir sampai dengan
pelaksanaan wisuda.

RUANG LINGKUP
1. Pendaftaran dan Pembayaran Uang Ujian Tugas Akhir
2. Validasi data peserta ujian di BAA
3. Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir
4. Yudisium
5. Pendataan Lulusan di BAA
6. Penerbitan ijasah dan transkrip asli beserta ligalisir
7. Pelaporan data lulusan ke Kopertis
8. Pendaftaran Wisuda
9. Buku Lulusan
10. Pelaksanaan Wisuda

DAFTAR ISTILAH
1. Ujian tugas akhir
2. Yudisium
3. Wisuda
4. Buku Lulusan

REFERENSI
1. Buku Peraturan Akademik


PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Keterangan ada di halaman berikutnya
Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,
" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP BAA-04 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL "TANGGAL DIKELUARKAN "
"Layanan "25 DESEMBER 2008 "
"Ujian Tugas Akhir, Yudisium dan Wisuda " "
"AREA "NO REVISI : 00 "
"BIRO ADMINISTRASI DAN AKADEMIK (BAA) " "


" " "Pihak yang terkait "Dok "Waktu "
"Kegiatan "No " " " "
" " "Mahasisw"
" " "a/ "
" " "Wisudawa"
" " "n "
"1 "Surat pengantar ujian tugas akhir dari " "
" "prodi " "
" "Bukti pembayaran " "
" "Persyaratan pendaftaran : Legalisir " "
" "Ijasah terakhir, Akte Kelahiran, pas " "
" "foto " "
" "Kartu peserta Ujian Tugas Akhir " "
" "Form data peserta ujian " "
" "Berita acara ujian " "
"2 "2.1. Jadwal pelaksanaan ujian tugas " "
" "akhir dari prodi " "
" "2.2. Berita acara pelaksanaan ujian " "
" "tugas akhir " "
"3 " 3.1. Berita Acara yudisium " "
"4 "4.1. Transkrip Nilai " "
" "4.2. Ijasah " "
" "4.3. Akta Empat " "
" "4.4. Buku pendataan nomor seri ijasah" "
" "4.5. Paket legalisir " "
"5 "5.1. Informasi Pendaftaran wisuda " "
" "5.2. Bukti pembayaran wisuda " "
" "5.3. Bukti Pendaftaran Wisuda " "
"6 "6.1. Tata tertib pelaksanaan wisuda " "
" "6.2. Buku Lulusan " "
" "6.3. Undangan " "
" "6.4. SK Rektor tentang Wisuda Lulusan" "


PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB
LAYANAN UJIAN TUGAS AKHIR, YUDISIUM DAN WISUDA

1. Pendaftaran dan Pembayaran Uang Ujian Tugas Akhir
Prosedur :
1. Mahasiswa meminta Surat Pengantar Ujian Tugas Akhir dari Program
Studi, dengan syarat telah menyelesaikan laporan tugas akhir.
2. Mahasiswa mengambil slip pembayaran uang ujian tugas akhir di BUK
dengan membawa Surat Pengantar Ujian Tugas Akhir dari Program Studi.
3. Mahasiswa membayar di bank
4. Mahasiswa mengisi formulir data peserta ujian dan menyerahkan
persyaratan pendaftaran ke BAA, pendaftaran paling lambat satu minggu
sebelum pelaksanaan ujian. Persyaratan pendaftaran ke BAA adalah
1. Surat Pengantar dari program studi
2. Bukti bayar ujian tugas akhir
3. Legalisir ijasah terakhir
4. Akte Kelahiran
5. Pas Foto
5. Mahasiswa menerima Kartu Peserta Ujian Tugas Akhir dan harus
dibawa pada saat pelaksanaan ujian.
Tanggungjawab : program studi, BUK, BAA

2. Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir
Prosedur : Ketentuan Tugas Akhir
1. Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir diatur oleh masing-masing program
studi.
2. Proses pelaksanaan tugas akhir dilakukan secara tertutup dengan 3
orang penguji.
3. Bila TIDAK lulus diharuskan mengulang, bila lulus akan diyudisium
pada setiap akhir bulan.
Tanggungjawab: program studi

3. Yudisium dan penerbitan ijasah, transkrip (Daftar Prestasi Akademik
Mahasiswa = DPAM)
Prosedur :
1. Yudisium menjadi kewenangan program studi.
2. Mahasiswa yang berhak diyudisium adalah mahasiswa yang sudah lulus
ujian tugas akhir.
3. Program studi menyerahkan berkas yudisium bagi mahasiswa yang sudah
lulus ke BAA.
4. BAA menerbitkan ijasah dan transkrip
Tanggungjawab: program studi, BAA

4. Pengambilan Ijasah dan DPAM
1. Mahasiswa yang sudah diyudisium oleh program studi mengambil slip
pembayaran uang ijasah dan akta, transkrip, dan paket legalisir di
BUK
2. Mahasiswa membayar uang ijasah dan akta, transkrip, dan paket
legalisir di bank. Pembayaran bisa dilakukan lewat transfer
3. Mahasiswa mengambil ijasah dan akta, transkrip dan legalisir di BAA
dengan mnyerahkan bukti bayar, bukti beres administrasi, KTM dan
bukti penyerahan soft copy tugas akhir dari perpustakaan

5. Pendaftaran Wisuda
Prosedur :
1. Mahasiswa yang sudah diyudisium oleh program studi mengambil slip
pembayaran uang wisuda, di BUK
2. Mahasiswa membayar uang wisuda, ke bank dan akan menerima bukti bayar
dari bank. Pembayaran uang wisuda, bisa dilakukan melalui transfer
3. Mahasiswa menyerahkan bukti bayar uang wisuda
4. Mahasiswa menerima bukti pendaftaran sebagai peserta wisuda.
Catatan:
Satu minggu sebelum pelaksanaan wisuda mahasiswa melakukan
pengepasan toga di BAA dengan rentangan waktu selama 4 hari
Satu hari sebelum pelaksanaan wisuda diadakan gladi bersih dan
mahasiswa diwajibkan untuk hadir.
Pelaksanaan Pelepasan Lulusan Fakultas diatur oleh Fakultas
Tanggungjawab : BUK, BAA

6. Pelaksanaan Wisuda dan Data Wisudawan/wati
1. Pelaksanaan wisuda menjadi tanggungjawab BAA dan akan dilakukan 2
kali dalam satu tahun akademik, yaitu Bulan April dan Nopember.
2. Pelaksanaan Wisuda dilaksanakan di kampus
3. Pada pelaksanaan wisuda BAA menerbitkan Buku lulusan
Tanggungjawab : BAA



" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP BAA-05 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL : PELAPORAN EVALUASI PROGRAM "TANGGAL DIKELUARKAN "
"STUDI BERBASIS EVALUASI DIRI "NOVEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 01 "
"BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK "September – Desember 2009 "


TUJUAN
1. Tertibnya pelaporan EPSBED mulai persiapan sampai dengan pengiriman
dokuman
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam kegiatan
pelaporan EPSBED
3. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan EPSBED sampai ke Kopertis
4. Menjamin terpenuhinya baku mutu EPSBED
5. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan
program studi

DESKRIPSI (keterangan mengenai SOP)
Laporan EPSBED dimaksudkan untuk evaluasi kinerja program studi yang
dilakukan oleh pihak eksternal dalam hal ini adalah Kopertis, dengan tujuan
monitoring dan evaluasi terkait dengan baku standart EPSBED. Bentuk layanan
yang diberikan adalah laporan seluruh rangkaian kegiatan perkuliahan selama
satu semester termasuk seluruh fasilitas, sarana dan prasarana yang
disediakan untuk pelaksanaan kegiatan tersebut kepada Kopertis. Laporan
yang sudah dikirim oleh Perguruan Tinggi akan dimuat di internet yang dapat
diakses oleh publik dengan alamat http://evaluasi.dikti.go.id. Laporan
EPSBED menjadi bagian yang tak terpisahkan ketika program studi mengajukan
akreditasi kepada BAN

Ada hal yang seharusnya masuk definisi

Ukuran Baku Mutu EPSBED

"N0 "PARAMETER "BAKU STANDARD "
"1 "Jumlah mahasiswa / prodi / angk. "> 30 "
"2 "Rasio mahasiswa : dosen "< 30 : 1 "
" "IPA "< 45 : 1 "
" "IPS " "
"3 "Ijin mengajar bagi dosen tidak tetap "Ada / Tidak "
" "(PNS – Dikti) di PT lain " "
"4 "Rerata beban (mengajar) dosen tetap –"< 12 "
" "EWMP " "
"5 "Realisasi pembelajaran (tatap muka) "> 70% "
" "antara dosen dng mhs. " "
"6 "Jumlah SKS yang diambil mahasiswa "< 0,5% "
" "berdasarkan IPS (%-tase penyimpangan)" "
"7 "Nisbah lulusan : mhs aktif / tahun "> 16% "
"8 "Jumlah mahasiswa DO / tahun "< 8% "
"9 "Lama studi mahasiswa (semester) "8 – 14 "
"10 "Rerata IPS "> 2,00 "
"11 "Jumlah penelitian & publikasi ilmiah "> 5% "
" "dosen " "
"12 "Rasio mahasiswa mendaftar : daya "> 80% "
" "tamping " "
"13 "Rasio mhs diterima : mendaftar ulang "> 80% "
" "(registrasi) " "
"14 "Rasio ruang belajar dng mahasiswa "> 0,5 m2 "
"15 "Rasio ruang kerja : jml dosen "> 4 m2 "
"16 "Rasio buku dengan mahasiswa "> 10% "
" "Program Sarjana "> 500 judul "
" "Program Pascasarjana " "
"17 "Luas laboratorium yang dapat diakses " > 800 m2 "
" "oleh program studi "(Universitas) "
"18 "Jumlah Tenaga administrasi "4 org – D3 & 3 "
" " "org – S1 "
" " "(Universitas) "
"19 "Rasio ruang administrasi dng jml ">4 m2 "
" "tenaga adm " "
"20 "Luas ruang kuliah ">1000 m2 "
" " "(Universitas) "
"21 "Luas ruang administrasi ">80 m2 "
" " "(Universitas) "
"22 "Luas tanah PT ">10.000m2 "
" " "(Universitas) "
"23 "Rasio mahasiswa lulus tepat waktu per"40% "
" "angkatan " "
"24 "Luas ruang perpustakaan ">600 m2 "
" " "(Universitas) "
" " " "
" " " "

DAFTAR ISTILAH
1. EPSBED adalah singkatan dari Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi
Diri
2. Program studi adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu
cabang ilmu pengetahuan, teknologi, atau seni

RUANG LINGKUP
1. Pelaporan kegiatan akademik setiap semester ke Kopertis
2. Ukuran kinerja program studi
3. Monitoring kinerja akademik program studi

REFERENSI
1. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(21), Ps. 57(1) - Evaluasi
Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi
2. Kepmendiknas No. 184/2001 Ps. 5, SK Dirjen Dikti No. 08/2002, SK
Dirjen Dikti No. 34/2002 - EPSBED
3. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 50(2), Ps. 51(2), PP SNP No. 19/2005 Ps.
4, Ps. 91, Ps. 92(1 & 8) - Penjaminan Mutu PT
4. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(22), Ps. 60, PP SNP No. 19/2005 Ps.
1(27), Ps. 86, Ps. 87, Ps. 88 - Akreditasi PT (Audit Eksternal)
5. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 35(1), Ps. 50(2), PP SNP No. 19/2005 Ps.
1(1), Ps. 2, Ps. 4 - Standar Nasional Pendidikan






PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB


Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,

CATATAN :
Koreksi BAA paling awal dilakukan 2 bulan sebelum pengiriman
Hasil diakhir (menunggu data di upload di
http://evaluasi.dikti.go.id). Jika laporan belum lengkap maka proses
penyelesaian dilakukan oleh petugas operator EPSBED


" "Unit kerja terkait " " "
"Kegiatan " "Dokumen/ "Waktu "
" " "Keputusan " "
" "Prodi "BAA "
"JUDUL "TANGGAL DIKELUARKAN "
"LAYANAN AKREDITASI "NOEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : "
"BAA " "


TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pengajuan akreditas program studi / institusi
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam proses
pengajuan akreditasi
3. Terkendalinya proses pengajuan akreditasi dilingkungan internal
institusi

DESKRIPSI
SOP ini dimaksukkan untuk membantu program studi secara administratif bagi
proses pengajuan akreditasi. Proses akreditasi program studi dan institusi
mengukur kinerja program studi berdasar standar yang ditentukan oleh Badan
Akreditasi Nasional.

"No "Indikator "Unit "
"1 "Waktu Penyusunan Borang, Evaluasi Diri dan "6 bulan "
" "Portofolio " "
"2 "Waktu Verifikasi Data "1 minggu"
"3 "Batas Penyerahan Berkas Akreditas sebelum "6 bulan "
" "habis masa akreditasi " "

DAFTAR ISTILAH

Program studi adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu cabang
ilmu pengetahuan, teknologi, atau seni
Dekanat adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu rumpun
keilmuan.

Akreditas adalah penilaian kinerja institusi berdasar standar atau ukuran
yang ditetapkan oleh badan akreditasi.

BAA adalah Biro Administrasi Akademik yang berkedudukan di Gedung
Administrasi Pusat Kampus I USD Mrican

Badan Akreditas Nasional adalah lembaga yang ditunjuk pemerintah untuk
melaksanakan akreditasi program studi maupun institusi pendidikan di
Indonesia

RUANG LINGKUP
Dokumen akreditas meliputi Borang Akreditasi, Evaluasi Diri dan Portofolio
Institusi

REFERENSI
Pedoman Akreditasi Program Studi 2001 oleh Badan Akreditasi Nasional


PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Keterangan Ada di halaman berikutnya




"Kegiatan " "DOKUMEN "WAKTU "
" "BAA "REKTORAT / "PRODI "INTERNAL "BAN " " "
" " "DEKANAT " "REVIEWER " " " "
"Masa berlaku " " " " " "Surat "1 th "
"Akreditasi " " " " " "Pemberitahu"sebelu"
" " " " " " "an "m "
" " " " " " " "habis "
"Pengisian " " " " " "Borang dan "Data "
"Borang dan " " " " " "Evaluasi "EPSBED"
"Penyusunan " " " " " "Diri "5th "
"Evaluasi Diri " " " " " " "terakh"
" " " " " " " "ir "
"Penyusunan " " " " " "Portofolio " "
"Portofolio " " " " " "Fakultas " "
"Fakultas " " " " " " " "
"Verifikasi Data" " " " " "Data EPSBED"1 "
"Borang, " " " " " " "minggu"
"Evaluasi Diri &" " " " " " " "
"Portofolio " " " " " " " "
"Review Internal" " " " " "Borang, " "
" " " " " " "Portofolio," "
" " " " " " "ED, Review " "
" " " " " " " " "
" " " " " " " " "
"Pengiriman " " " " " "Bukti "6 bln "
"Berkas " " " " " "Penerimaan "sebelu"
"Akreditasi " " " " " " "m "
" " " " " " " "habis "
"Visitasi BAN " " " " " " "2 bln "
" " " " " " " "setela"
" " " " " " " "h "
" " " " " " " "kirim "
"Penandatanganan" " " " " " "2 hr "
"Berita Acara " " " " " " " "
"Visitasi " " " " " " " "
"Penerimaan SK " " " " " " "4 bln "
"Akrditasi " " " " " " "setela"
" " " " " " " "h "
" " " " " " " "visita"
" " " " " " " "si "


" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP BAA-07 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL : LAYANAN EKSTERNAL "TANGGAL DIKELUARKAN "
" "NOVEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 01 "
"BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK "September - Desember 2009 "


TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan yang diberikan oleh BAA kepada seluruh
stakeholder yang membutuhkan layanan
2. Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan
3. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam proses
layanan di BAA
4. Terkoordinasinya unit-unit kerja di luar BAA dalam proses pemberian
layanan yang diberikan BAA
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standart layanan

DESKRIPSI
Layanan eksternal adalah layanan yang diberikan oleh BAA terkait dengan
layanan diluar kegiatan perkuliahan kepada pihak-pihak eksternal diluar
mahasiswa. Layanan yang diberikan dapat berbentuk legalisasi suatu dokumen
yang dikeluarkan oleh USD khususnya BAA atau permintaan data/informasi yang
dibutuhkan oleh pihak eksternal. Bentuk layanan tersebut misalnya legalisir
ijasah, permintaan data oleh APTIK, rektorat,dll

RUANG LINGKUP LAYANAN
1. Legalisasi dokumen yang dikeluarkan USD khususnya BAA
2. Terjemahan ijasah
3. Pembuatan salinan dokumen asli yang hilang
4. Permintaan data terkait administrasi akademik oleh pihak eksternal
5. Validasi dokumen yang dikeluarkan USD/BAA oleh pihak eksternal

DAFTAR ISTILAH ATAU DEFINISI
1. Pihak-pihak eksternal yang dimaksud misalnya alumni, APTIK, unit-unit
kerja di USD, rektorat, instansi lain di luar USD dll.
2. Dokumen adalah surat keputusan yang dapat berbentuk sertifikat, ijasah,
atau transkrip yang dikeluarkan oleh USD
3. Pengguna/stakeholder adalah perusahaan, instansi baik swasta maupun
pemerintah, atau lembaga di luar USD
4. Pejabat terkait adalah dekanat dan rektorat

REFERENSI
1. Peraturan akademik tahun 2002

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB









1. Legalisasi Dokumen

"Aktifitas "BAA "Pejabat "BUK "BANK "ALUMNI "Dokumen "Waktu "
" " "terkait " " " " " "
"pengembalian" " " " " "Ijasah, "5 menit"
"dokumen asli" " " " " "transkrip," "
"disertai " " " " " "akta, " "
"pengantar " " " " " "pengantar " "
"pengambilan " " " " " "pengambila" "
"slip " " " " " "n slip " "
"pembayaran " " " " " " " "
"di BUK " " " " " " " "
"Pengambilan " " " " " "Slip "5 menit"
"slip " " " " " "pembayaran" "
"pembayaran " " " " " "BUK " "
"oleh alumni " " " " " " " "
"Pembayaran " " " " " "Bukti "5 menit"
"ke bank dan " " " " " "bayar ke " "
"penerimaan " " " " " "bank " "
"bukti bayar " " " " " " " "
"Proses " " " " " "Ijasah dan"1 hari "
"legalisasi " " " " " "transkrip " "
"oleh pejabat" " " " " "yang akan " "
" " " " " " "dilegalisi" "
" " " " " " "r " "
"Pengambilan " " " " " "Ijasah dan"5 menit"
"legalisir " " " " " "transkrip " "
"dan " " " " " "yang sudah" "
"penyerahan " " " " " "dilegalisi" "
"bukti bayar " " " " " "r " "
"oleh alumni " " " " " " " "
"Catatan "Pejabat legalisir utamanya dekan jika tidak ada penggantinya "
" "berturut-turut adalah wakil dekan bidang akademik ,wakil "
" "rektor bidang akademik, dan rektor "
" "Jika tidak ada dokumen asli ceking keaslian dokumen bisa "
" "dilakukan dengan mencocokan nomor ijasah dengan salinan yang "
" "ada di BAA atau lewat jaringan komputer "
" "Jika pejabat yang berwenang tidak ada di tempat legalisir "
" "bisa membutuhkan lebih dari satu hari "











2. Terjemahan Ijasah

"Aktifitas "BAA "BUK "BANK "ALUMNI "Dokumen "Waktu "
"Pengembalian " " " " "Ijasah, "5 menit"
"dokumen asli " " " " "pengantar " "
"disertai " " " " "pengambila" "
"pengantar " " " " "n slip " "
"pengambilan " " " " " " "
"slip " " " " " " "
"pembayaran di " " " " " " "
"BUK " " " " " " "
"Proses " " " " "Terjemahn "2 hari "
"pembuatan " " " " "ijasah " "
"terjemahan " " " " " " "
"ijasah oleh " " " " " " "
"petugas " " " " " " "
"Proses " " " " "Terjemahan"10 "
"legalisasi " " " " "ijasah "menit "
"oleh pejabat " " " " " " "
"(Ka BAA). " " " " " " "
"Alumni " " " " "Bukti "10 "
"mengambil slip" " " " "bayar ke "menit "
"pembayaran " " " " "bank " "
"terjemahan ke " " " " " " "
"BUK dan " " " " " " "
"membayar ke " " " " " " "
"bank " " " " " " "
"Pengambilan " " " " "Terjemahan"5 menit"
"berkas oleh " " " " "ijasah dan" "
"alumni dengan " " " " "bukti " "
"menyerahkan " " " " "bayar dari" "
"bukti bayar " " " " "bank " "
"dari bank " " " " " " "
3. Pembuatan salinan dokumen asli yang hilang

"Aktifitas "BAA "BUK "BANK "ALUMNI "Dokumen "Waktu "
"Verifikasi " " " " "Slip "5 menit "
"dokumen oleh " " " " "pembayaran " "
"petugas dan " " " " "BUK " "
"penyerahan " " " " " " "
"pengantar " " " " " " "
"pengambilan " " " " " " "
"slip " " " " " " "
"pembayaran di " " " " " " "
"BUK " " " " " " "
"Pengambilan " " " " "Bukti bayar "10 menit"
"slip " " " " "ke bank " "
"pembayaran di " " " " " " "
"BUK dan " " " " " " "
"pembayaran ke " " " " " " "
"bank " " " " " " "
"proses " " " " "Salinan "2 hari "
"pembuatan " " " " "ijasah/ " "
"salinan oleh " " " " "transkrip " "
"petugas " " " " " " "
"Proses " " " " "Salinan "1 hari "
"legalisasi " " " " "ijasah/trans" "
"oleh pejabat " " " " "krip yang " "
" " " " " "dilegalisir " "
"Pengambilan " " " " "Salinan "5 menit "
"dokumen " " " " "ijasah/ " "
"legalisasi dan" " " " "transkrip " "
"penyerahan " " " " "yang sudah " "
"bukti bayar " " " " "dilegalisir " "



















4. Permintaan data oleh pihak eksternal

"Aktifitas "BAA "BAPSI "PIHAK "Dokumen "Waktu "
" " " "EKSTERNAL " " "
"Persetujuan " "tidak " "Surat "10 menit "
"permintaan data " " " "permohonan" "
"oleh pejabat (Ka " " " "disetujui " "
"BAA) "setuju " " "pejabat " "
" " " " " " "
"Petugas " " " "Surat "15 menit "
"mengidentifikasi " " " "permohonan" "
"apakah data yang " " " "data ke " "
"diminta ada di BAA" "tidak " "Bapsi " "
"(SIA). Jika tidak " " " " " "
"ada di SIA BAA " " " " " "
"mengirim surat "Ada " " " " "
"permohonan ke " " " " " "
"Bapsi agar " " " " " "
"dibuatkan data " " " " " "
"lewat data base " " " " " "
"Petugas menyiapkan" " " "Data yang "1 – 2 "
"data yang diminta " " " "diminta "jam "
"Berdasarkan surat " " " "Data yang "4 hari "
"permohonan BAA, " " " "diminta " "
"Bapsi menyiapkan " " " " " "
"data yang diminta " " " " " "
"BAA dan dikirimkan" " " " " "
"ke BAA " " " " " "
"Pengambilan data " " " "Data yang "15 menit "
"yang diminta oleh " " " "diminta " "
"pihak eksternal di" " " " " "
"BAA " " " " " "
"CATATAN : "PIHAK EKSTERNAL : unit diluar BAA di USD, mahasiswa, "
" "alumni, instansi di luar USD "



5. Validasi dokumen yang dikeluarkan USD/BAA oleh pihak eksternal

"Aktifitas "BAA "PIHAK EKSTERNAL "Dokumen "Waktu "
"Pihak eksternal " " "Dokumen "1 hari "
"mengirimkan " " "yang " "
"dokumen yang ingin" " "divalidasi" "
"divalidasi ke USD " " " " "
"Petugas " " "Dokumen "30 menit "
"memvalidasi " " " " "
"dokumen keluaran " " " " "
"USD yang diragukan" " " " "
"keasliannya oleh " " " " "
"pihak pengguna, " " " " "
"dengan mencocokkan" " " " "
"data yang ada di " " " " "
"USD " " " " "
"Hasil validasi " " "Komentar "1 hari "
"dengan komentar " " "dan " "
"dari BAA " " "dokumen " "
"dikirimkan kembali" " "yang " "
"ke instansi yang " " "divalidasi" "
"membutuhkan " " " " "
"validasi " " " " "
"CATATAN : "PIHAK EKSTERNAL : instansi pengguna lulusan USD "



























" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP BAA-08 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL : PENGARSIPAN DAN LAYANAN "TANGGAL DIKELUARKAN "
"ADMINISTRASI AKADEMIK "NOVEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 01 "
"BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK "September – Desember 2009 "


TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pengarsipan untuk berbagai kegiatan yang ada di BAA
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan pengarsipan oleh seluruh staf yang ada
di BAA
3. Meningkatnya kecepatan pencarian dokumen yang akan dibutuhkan untuk
kepentingan layanan dan informasi
4. Terjaminnya keamanan data-data/dokumen yang ada di BAA

DESKRIPSI
Pengarsipan adalah kegiatan yang diarahkan untuk menjamin agar seluruh
kegiatan yang dilakukan di BAA dapat terdokumentasi dengan baik

RUANG LINGKUP LAYANAN
1. Pengarsipan cuti studi
2. Pengarsipan perpanjangan studi
3. Pengarsipan DO akademik
4. Pengarsipan DO administrasi
5. Pengarsipan permintaan data dari luar
6. Penggantian KTM yang hilang

DAFTAR ISTILAH ATAU DEFINISI
1. Publik adalah pihak-pihak pengguna informasi mahasiswa yang meliputi :
Orang Tua Mahasiswa, Mahasiswa, Donatur, Lembaga Pemerintah/Non-
Pemerintah

REFERENSI

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

















Pengarsipan Cuti

"Alur Proses "Dokumen "Keterangan "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " "Melalui jaringan (SIA) "
" " "petugas menstatuskan cuti "
" " "studi bagi mahasiswa yang "
" " "bersangkutan. Status akan "
" " "muncul di riwayat "
" " "mahasiswa "
" " " "
" " "Petugas mengembalikan KTM "
" " "dengan diberi status cuti "
" " "studi dan memberikan Surat"
" " "Keterangan Cuti kepada "
" " "mahasiswa "
" " " "
" " "Agenda cuti untuk "
" " "menentukan penomoran SK "
" " "Cuti dan masa berlakunya "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " "Pengarsipan di file "
" " "mahasiswa untuk informasi "
" " "sudah berapa kali "
" " "mahasiswa telah melakukan "
" " "cuti. "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "





Pengarsipan Perpanjangan Studi

"Alur Proses "Dokumen "Keterangan "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " "Agenda perpanjangan masa "
" " "studi untuk mencatat nomor"
" " "SK dekan dan masa "
" " "berlakunya "
" " " "
" " " "
" " " "
" " "Pengarsipan di file "
" " "mahasiswa untuk informasi "
" " "sudah berapa kali "
" " "mahasiswa melakukan "
" " "perpanjangan studi. "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
Pengarsipan DO Akademik / Mengundurkan diri

"Alur Proses "Dokumen "Keterangan "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " "Agenda mahasiswa DO "
" " "Akademik/ Pengunduran diri"
" " "untuk mencatat nomor SK "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " "SK DO akademik/ "
" " "Pengunduran diri dikirim "
" " "kepada mahasiswa yang "
" " "bersangkutan, sementara "
" " "transkrip akademik "
" " "disimpan di BAA apabila "
" " "nanti sewaktu-waktu "
" " "dibutuhkan oleh yang "
" " "bersangkutan "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " "Pihak terkait yang "
" " "menerima tembusan SK DO/ "
" " "Pengunduran diri adalah: "
" " "WR I, II, III, dekan, "
" " "wakil dekan, kaprodi, "
" " "perpustakaan, BUK "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " "Pengarsipan di file "
" " "mahasiswa untuk informasi "
" " "mahasiswa DO Akademik/ "
" " "Pengunduran diri "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "




Instruksi Kerja DO administrasi
"Alur Proses "Dokumen "Keterangan "
" " " "
" " "Melalui jaringan (SIA) "
" " "petugas BAA mencetak "
" " "daftar mahasiswa yang "
" " "tidak melakukan DU selama "
" " "2 semester atau lebih "
" " "berturut-turut menurut "
" " "program studi "
" " " "
" " " "
" " " "
" " "Dengan dilampiri daftar "
" " "mhs yang terkena DO "
" " "adminisrasi BAA membuat "
" " "surat ke kaprodi agar "
" " "mengoreksi daftar tersebut"
" " "apabila ada kesalahan "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " "Dengan dilampiri daftar "
" " "mhs yang terkena DO "
" " "administrasi (yang sudah "
" " "dikoreksi oleh kaprodi) "
" " "BAA membuat surat "
" " "permohonan kepada Rektor "
" " "agar mhs yang ada di "
" " "daftar tersebut di DO "
" " " "
" " "Setelah menerima disposisi"
" " "dari Rektor BAA "
" " "menerbitkan surat DO "
" " "Administrasi atas nama "
" " "Rektor terhadap mahasiswa "
" " "yang terkena DO "
" " "Administrasi tersebut "
" " " "
" " " "
" " " "
" " "BAA mengirimkan SK DO "
" " "Administrasi kepada mhs "
" " "yang terkena DO melalui "
" " "surat dan membuat arsipnya"
" " "untuk disimpan di file "
" " "mahasiswa "


Instruksi Kerja Penggantian KTM yang Hilang

"Aktifitas "Mhs "BAA/ "BUK "BANK "Dokumen "Waktu "
" " "KANISIUS" " " " "
"Mahasiswa " " " " "Slip "5 menit"
"mengambil slip " " " " "pembayaran" "
"pembayaran " " " " " " "
"penggantian KTM " " " " " " "
"di BUK " " " " " " "
"Mahasiswa " " " " "Bukti "5 menit"
"membayar ke bank" " " " "bayar dari" "
"dan menerima " " " " "bank " "
"bukti bayar " " " " " " "
"Dengan membawa " " " " "Bukti "5 menit"
"surat kehilangan" " " " "bayar dan " "
"dari kantor " " " " "Surat " "
"polisi dan bukti" " " " "Kehilangan" "
"bayar " " " " "dari " "
"penggantian KTM " " " " "Kepolisian" "
"mahasiswa ke BAA" " " " " " "
"untuk dibuatkan " " " " " " "
"KTM pengganti " " " " " " "
"BAA memesan KTM " " " " " "1 "
"baru ke tempat " " " " " "minggu "
"pemesanan KTM " " " " " " "
"Setelah 1 minggu" " " " "KTM baru "5 menit"
"dengan membawa " " " " " " "
"surat kehilangan" " " " " " "
"dari kepolisian " " " " " " "
"mahasiswa " " " " " " "
"mengambil KTM " " " " " " "




















" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP BAA-09 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL : LAYANAN PUBLIK "TANGGAL DIKELUARKAN "
" "DESEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 00 "
"BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK " "


TUJUAN
1. Memberikan informasi kepada publik terkait dengan kinerja akademik, dan
keuangan mahasiswa

DESKRIPSI
Layanan publik adalah layanan yang diberikan oleh universitas dalam bentuk
informasi yang dapat diakses oleh publik lewat internet terkait dengan
kinerja akademik dan keuangan masiswa. Melalui media layanan publik ini
diharapkan orang tua atau pihak-pihak yang berkepentingan dengan kemajuan
akademik dan keuangan mahasiswa dapat mengetahui perkembangan anaknya atau
anak asuhnya yang sedang kuliah di USD.

RUANG LINGKUP LAYANAN
1. IPK mahasiswa
2. IPS mahasiswa
3. Nilai matakuliah mahasiswa
4. Jumlah sks yang ditempuh
5. Jumlah sks lulus
6. Lama studi mahasiswa
7. Jadwal kuliah mahasiswa
8. Kahadiran kuliah mahasiswa
9. Status mahasiswa
10. Peminjaman buku
11. Tagihan keuangan mahasiswa
12. Prestasi mahasiswa
13. Kegiatan kemahasiswaan

DAFTAR ISTILAH ATAU DEFINISI
1. Publik adalah pihak-pihak pengguna informasi mahasiswa yang meliputi :
Orang Tua Mahasiswa, Mahasiswa, Donatur, Lembaga Pemerintah/Non-
Pemerintah

REFERENSI

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
1. Pihak pihak yang berkepentingan dengan perkembangan akademik dan
keuangan mahasiswa dapat mengakses informasi tersebut lewat web USD
2. Untuk login diharapkan dapat dipersiapkan oleh BAPSI








"Aktifitas "BAA "Pejabat"BUK "BANK "PENGGUNA "Dokumen "Waktu "
" " "terkait" " " " " "
" " " " " " " " "
" " " " " " " " "
" " " " " " " " "
" " " " " " " " "
" " " " " " " " "
" " "






































" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP WAKIL REKTOR III-01 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL : KESEJAHTERAAN MAHASISWA "TANGGAL DIKELUARKAN "
"(LAYANAN BEASISWA) "NOVEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 00 "
"WAKIL REKTOR III " "

1. TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan beasiswa mulai dari pengumuman
lowongan penerimaan beasiswa, proses pelamaran, seleksi sampai
dengan pengambilan dana dan laporan
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan
pemberian beasiswa, seperti mahasiswa, program studi, sekretariat
fakultas/jurusan, wakaprodi, wakil rektor III, bagian keuangan dan
staff wakil rektor III yang membidangi beasiswa.


2. DESKRIPSI
Proses penerimaan beasiswa dilakukan melalui proses seleksi yang
didasarkan pada kriteria-kriteria dari setiap badan/organisasi pemberi
beasiswa serta kuota yang diberikan. Proses seleksi dilakukan oleh tim.
Hanya pelamar yang lolos seleksi yang akan mendapatkan beasiswa.

3. RUANG LINGKUP
Pemberian beasiswa di lingkungan Universitas Sanata Dharma

4. DAFTAR ISTILAH DAN DEFINISI
a. Beasiswa adalah bantuan dana untuk mahasiswa berupa bantuan biaya
hidup atau bantuan biaya studi (UKT)
b. Seleksi adalah proses pertimbangan dalam menerima atau menolak
pengajuan beasiswa
c. Kuota adalah jatah mahasiswa penerima berdasarkan jumlah total
mahasiswa per prodi dibagi jumlah beasiswa yang tersedia
d. Kriteria adalah standard yang sudah ditetapkan dalam menyeleksi
beasiswa, yaitu: IP mahasiswa, penghasilan orang tua, jumlah anggota
keluarga yang menjadi tanggungan orang tua, jumlah kegiatan
mahasiswa baik di dalam maupun di luar kampus.

5. REFERENSI
Statuta Universitas Bab IX Pasal 11 butir 4 tentang tugas WR III dalam
hal menangani kesejahteraan mahasiswa

6. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Prosedur layanan beasiswa terdiri atas beberapa aktivitas, yaitu:


"No."Prosedur "Tanggung jawab "
"1 "Pengumuman beasiswa "Rektorat "
"2 "Mengisi dan melengkapi persyaratan "Mahasiswa "
"3 "Rekapitulasi pelamar beasiswa "Rektorat "
"4 "Rekomendasi "Prodi "
"5 "Putusan seleksi "Rektorat "
"6 "Penetapan penerima beasiswa "Rektorat "
"7 "Pengumuman mahasiswa penerima beasiswa"Rektorat "
"8 "Pengambilan dana beasiswa "Mahasiswa "
"9 "Pendampingan penerima beasiswa "Rektorat "
"10 "Laporan (Laporan Rektor) "Rektorat "

7. KEADAAN KHUSUS (JIKA ADA)
Apabila penerima beasiswa terbukti menipu, memalsukan data maka hak
penerimaan beasiswa dicabut.

8. DOKUMENTASI
Dokumen-dokumen maupun laporan-laporan yang yang dihasilkan dari
prosedur ini antara lain: pengumuman lowongan penerimaan beasiswa,
daftar pelamar, dokumen persyaratan pengajuan beasiswa (surat
penghasilan orang tua, kartu hasil studi, surat lamaran, kartu
mahasiswa yang masih berlaku, dan lain sebagainya), hasil seleksi,
laporan keputusan hasil seleksi, surat kontrak, bukti pengambilan dana
beasiswa, laporan penerrima beasiswa ke lembaga pemberi beasiswa.

9. PROSEDUR-PROSEDUR TERKAIT
(Instruksi kerja penyeleksian beasiswa):
a. Pengumuman beasiswa
b. Pendaftaran beasiswa
c. Seleksi beasiswa
d. Pengumuman penerima beasiswa
e. Pencairan dana beasiswa
f. Pendampingan penerima beasiswa
g. Pelaporan beasiswa dalam bentuk surat kepada donator beasiswa dan
Laporan Rektor Tahunan

10. LAMPIRAN
Syarat-syarat pengajuan beasiswa untuk skema beasiswa tertentu

" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP KESEJAHTERAAN MAHASISWA-01 "
" "STANDAR " "
" "OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL LAYANAN "TANGGAL DIKELUARKAN 5 SEPTEMBER "
"BEASISWA "2008 "
"AREA REKTORAT"NO REVISI : 00 "

" " "Unit Terkait " " "
"Kegiatan "No " "Dokumen "Waktu "
" " "mahasiswa "
"JUDUL : KESEJAHTERAAN MAHASISWA "TANGGAL DIKELUARKAN "
"(DANA KESEHATAN DAN SOSIAL) "NOVEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 00 "
"WAKIL REKTOR III " "

1. TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan kesehatan dan sosial bagi mahasiswa yang
sakit, meninggal dunia, ataupun orang tua yang meninggal dunia.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan
kesehatan dan sosial bagi mahasiswa.

2. DESKRIPSI
Proses pelayanan dana kesehatan dan sosial dilakukan melalui proses
penerimaan formulir yang dapat didownload dari www.usd.ac.id atau
mengambil langsung di sekretariat WR III. Proses pelayanan ini
didasarkan pada perhatian universitas untuk membantu meringankan beban
biaya mahasiswa karena masalah kesehatan atau sosial.

3. RUANG LINGKUP
Layanan dana kesehatan dan sosial ini diberikan kepada mahasiswa D3, S1
dan profesi di lingkungan Universitas Sanata Dharma

4. DAFTAR ISTILAH DAN DEFINISI
a. Dana Kesehatan adalah bantuan dana untuk mahasiswa berupa bantuan
biaya berobat dari rumah sakit atau puskesmas. Besar dana kesehatan
ini diatur berdasarkan tahun akademik mahasiswa. Tahun 2005 ke atas
mendapatkan dana maksimum Rp. 500.000,00 per semester, sedangkan
mahasiswa dengan tahun angkatan sebelum 2005 mendapatkan dana maksimum
Rp. 350.000,00 per semester
b. Dana Sosial bagi Mahasiswa yang Meninggal Dunia adalah bantuan dana
yang berupa uang duka sebesar Rp. 2.000.000,00. (bagi mahasiswa tahun
2005 ke atas) dan Rp. 1.500.000,00 (bagi angkatan sebelum 2005 ).
c. Dana Sosial bagi Orang Tua Mahasiswa yang Meninggal Dunia adalah
bantuan dana yang berupa uang duka sebesar Rp. 500.000,00. (bagi
mahasiswa tahun 2005 ke atas) dan Rp. 350.000,00 (bagi angkatan
sebelum 2005).

5. REFERENSI
Keputusan WR III no. …….

6. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Prosedur layanan beasiswa terdiri atas beberapa ativitas, yaitu:


"No."Prosedur "Tanggung jawab "
"1 "Mengambil formulir / download dari web"Mahasiswa "
" "usd " "
"2 "Mengisi dan melengkapi persyaratan "Mahasiswa "
"3 "Memasukkan formulir di sekretariat WR "Mahasiswa "
" "III " "
"4 "Rekapitulasi pemohon "Rektorat "
"5 "Putusan "Rektorat "
"6 "Pengambilan dana kesehatan dan sosial "Mahasiswa "
"7 "Laporan (Laporan Rektor) "Rektorat "


7. KEADAAN KHUSUS (JIKA ADA)
Apabila penerima dana kesehatan dan sosial terbukti menipu, memalsukan
data maka mahasiswa tersebut wajib mengembalikan dana yang sudah diambil.
WR III menerbitkan surat peringatan (SP) kepada mahasiswa yang
bersangkutan apabila dalam batas waktu yang ditentukan mahasiswa tersebut
tidak mengembalikan dana. Apabila sudah diberikan SP selama 3 kali dan
yangbersangkutan tidak mengindahkan, WR III dapat merekomendasikan kepada
rektorat untuk menjatuhkan sangsi akademis bagi mahasiswa tersebut.

8. DOKUMENTASI
Dokumen-dokumen maupun laporan-laporan yang dihasilkan dari prosedur ini
antara lain: formulir pendaftaran, bukti pembayaran dari rumah sakit
atau puskesmas, surat kematian.

9. PROSEDUR-PROSEDUR TERKAIT
Perintah kerja pengajuan dana kesehatan dan sosial

10. LAMPIRAN
Perintah kerja pengajuan dana kesehatan dan sosial serta keputusan WR III
no. …

" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP KESEJAHTERAAN MAHASISWA-02 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL DANA "TANGGAL DIKELUARKAN 5 SEPTEMBER "
"KESEHATAN DAN SOSIAL "2008 "
"AREA REKTORAT "NO REVISI : 00 "

" " "Unit Terkait " " "
"Kegiatan "No " "Dokumen "Waktu "
" " "mahasiswa "
" " "Mahasiswa Sakit"Mhs Meninggal"Ortu "
" " " " "Meninggal "
"1999/2000"Rp 5.000/th "Rp 250.000/smt "Rp 1.000.000 "Rp "
" " " " "250.000/smt "
"2000/2001"Rp 5.000/smt "Rp 250.000/smt "Rp 1.000.000 "Rp "
" " " " "250.000/smt "
"2001-2004"Rp 15.000/smt "Rp 350.000/smt "Rp 1.500.000 "Rp "
" " " " "350.000/smt "
"2005 - …."Rp 25.000/smt "Rp 500.000/smt "Rp 2.000.000 "Rp "
" " " " "500.000/smt "



Tertanda

WR III USD













" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP WAKIL REKTOR III-03 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL : ADMINISTRASI DAN KEGIATAN "TANGGAL DIKELUARKAN "
"KEMAHASISWAAN "NOVEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 00 "
"WAKIL REKTOR III " "

1. TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan administrasi maupun kegiatan
kemahasiswaan di Universitas sanata Dharma.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan
kegiatan kemahasiswaan, seperti Wakil Rektor III, staff Wakil
Rektor III, Wakaprodi, bagian keuangan, biro administrasi umum,
sekretariat fakultas/jurusan, organisasi kemahasiswaan.
3. Tersedianya dokumen yang lengkap untuk layanan informasi bagi
kepentingan evaluasi dan pengembangan universitas, misalnya untuk
akreditasi dan audit internal maupun eksternal, maupun hibah.


2. DESKRIPSI
Pelayanan administrasi dilakukan oleh staff WR III untuk memproses
berbagai macam permohonan mahasiswa yang terkait dengan kepentingan
kegiatan kemahasiswaan. Administrasi kegiatan kemahasiswaan ini perlu
didokumentasikan secara khusus untuk melihat persiapan, proses, maupun
hasil kegiatan kemahasiswaan melalui monitoring dan evaluasi oleh tim
dosen.

3. RUANG LINGKUP
Pelayanan administrasi dan kegiatan kemahasiswaan dilakukan di
lingkungan Universitas Sanata Dharma

4. DAFTAR ISTILAH DAN DEFINISI
a. Administrasi adalah proses penanganan dokumen baik yang diterima
maupun yang akan dikeluarkan di Sekretariat WR III.
b. Kegiatan Kemahasiswaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa
untuk meningkatkan kemampuan softskills mereka.
c. Proposal Kegiatan adalah deskripsi perencanaan kegiatan mahasiswa
secara detil yang setidaknya memuat latar belakang, tujuan, peserta
kegiatan, lokasi kegiatan, daftar nama panitia dan penanggungjawab
lengkap dengan no telpon yang dapat dihubungi, indikator capaian
kegiatan, dan anggaran.
d. Rancangan Kegiatan dan Anggaran adalah rancangan penganggaran
pendapatan dan belanja berdasarkan kegiatan/ aktifitas.
e. Ijin Kegiatan adalah permohonan menyelenggarakan kegiatan dari
berbagai pihak terkait, mulai dari Prodi sampai Universitas, ataupun
ijin yang harus diperoleh dari luar USD misalnya dari Kepolisian.
f. Sponsorship adalah kegiatan pencairan sumber dana dari pihak lain di
luar sumber dana yang dikelola WR III. Kegiatan ini diperlukan
mengingat dana yang dikelola oleh WR III tidak mungkin bisa mendanai
seluruh kegiatan kemahasiswaan. Selain itu, kegiatan pencarian
sponsorship juga mengasah kemampuan entrepreneurship mahasiswa.
g. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah standard yang sudah
ditetapkan dalam melaporkan kegiatan yang sudah dilaksanakan bersama
dengan rincian anggaran yang dipakai. Laporan ini disampaikan
selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan selesai dilaksanakan.
Seandainya dana yang dipakai cukup besar dan waktu kegiatan
berlangsung cukup lama, dana kegiatan tidak akan dicairkan
seluruhnya tetapi bertahap sesuai dengan kebutuhan riil dan
dipertanggungjawabkan sebelum pencairan tahap berikutnya.

5. REFERENSI
Job Deskripsi Staff WR III

6. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Prosedur layanan adminstrasi terdiri atas beberapa ativitas, yaitu:


"No."Prosedur "Tanggung jawab "
"1 "Mengisi dan melengkapi dokumen "Mahasiswa "
"2 "Memproses dokumen "Rektorat "
"3 "Merekap dokumen "Rektorat "
"4 "Rekomendasi "Rektorat "
"5 "Pelaksanaan "Mahasiswa "
"6 "Laporan dalam bentuk kegiatan "Rektorat "
" "mahasiswa (Laporan Rektor) " "

7. KEADAAN KHUSUS (JIKA ADA)
Apabila mahasiswa yang mengajukan permohonan pelayanan administrasi
mengisi dokumen mereka dengan tidak jujur atau tidak benar, mahasiswa
tersebut akan mendapatkan sangsi yang berupa surat peringatan dan
seandainya mahasiswa tersebut tidak mengindahkan Surat Peringatan,
mahasiswa dapat dikenai sangsi akademis.

8. DOKUMENTASI
Dokumen-dokumen maupun laporan-laporan yang yang dihasilkan dari
prosedur ini antara lain: arsip surat masuk dan keluar, proposal dan
LPJ, arsip sponsorship, dan ijin menginap, ketentuan tariff dari WR II
terkait dengan penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan.

9. PROSEDUR-PROSEDUR TERKAIT
(Perintah kerja layanan administrasi)
a. Penyusunan Proposal
b. Penyusunan LPJ
c. Inventarisasi barang-barang (WR III dan unit-unit kegiatan)
d. Pengadaan barang
e. Pemesanan dan pendistribusian Jaket almamater
f. Pemesanan-pemesanan (tiket, Wisma Penting Sari, konsumsi, barang di
gudang, dst.)
g. Ketentuan dan penggunaan Wisma Pentingsari
h. Rekap untuk laporan rektor
i. Tarif untuk pihak-pihak yang perlu diberi apresiasi: pelatih
kegiatan kemahasiswaan, dosen pendamping, tim seleksi Mawapres, dsb.
j. Sertifikat kegiatan mahasiswa
k. Rapat-rapat:
1) Pemesanan tempat
2) Absen
3) Konsumsi
4) Fotocopy bahan pertemuan
5) Perlengkapan: sound system, lap top, viewer, roll cable, active
speaker
l.
m. Surat-surat
1) Pendistribusian surat keluar
2) Pencatatan surat masuk
3) Surat Tugas untuk mahasiswa
4) Surat Keterangan
5) Surat Undangan


10. LAMPIRAN
Instruksi kerja layanan administrasi























































" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP ADMINISTRASI KEGIATAN "
" "STANDAR "KEMAHASISWAAN-01 "
" "OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL LAYANAN "TANGGAL DIKELUARKAN 5 SEPTEMBER "
"KEGIATAN KEMAHASISWAAN "2008 "
"AREA REKTORAT"NO REVISI : 00 "

" " "Unit Terkait " " "
"Kegiatan "No " "Dokumen "Waktu "
" " "UKM / HMJ / BEMF / Senat/ Mahasiswa "
"JUDUL : PENGEMBANGAN KEPRIBADIAN "TANGGAL DIKELUARKAN "
"MAHASISWA "NOVEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 00 "
"WAKIL REKTOR III " "

1. TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan pengembangan kepribadian mahasiswa dan
penanganan secara terpadu terhadap mahasiswa yang bermasalah.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan
pengembangan kepribadian mahasiswa, seperti Wakil Rektor III, staff
Wakil Rektor III, Wakaprodi, dosen pendamping pengembangan
kepribadian mahasiswa, dan Campus Ministry.
3. Tersedianya dokumen yang lengkap untuk mendukung layanan pengembangan
kepribadian mahasiswa.


2. DESKRIPSI
Sesuai dengan visi USD dalam Statuta, yaitu membantu pengembangan bakat
dan kepribadian mahasiswa secara penuh dan utuh sehingga tercapai taraf
kedewasaan intelektual, psikologis, moral dan artistik demi pelayanan
kepada sesama manusia, USD terus-menerus mengusahakan pengembangan
softskills dan kepribadian mahasiswa melalui kegiatan-kegiatan kurikuler
maupun ekstrakurikuler. Pengembangan yang dimaksud di sini juga termasuk
membantu mahasiswa dalam menghadapi permasalahan hidup mereka melalui
penanganan secara terpadu antar unit di dalam USD, misalnya Prodi,
Dekanat, Campus Ministry, dan WR III.

3. RUANG LINGKUP
Pengembangan kepribadian mahasiswa dilakukan di lingkungan Universitas
Sanata Dharma

4. DAFTAR ISTILAH DAN DEFINISI
a. PPKM 1 adalah Pelatihan Pengembangan Kepribadian Mahasiswa yang
dilakukan di tingkat Universitas. Pelatihan ini mengembangkan 3
kebiasaan manusia yang efektif, yaitu: proaktif, memiliki arah dan
tujuan, manajemen diri (waktu) yang diambil dari sumber The seven
habits of highly effective people.
b. PPKM 2 adalah Pelatihan Pengembangan Kepribadian Mahasiswa yang
dilakukan di tingkat Prodi dengan mengakomodasi keunikan Prodi
masing-masing. Prodi dapat meneruskan untuk melatih kebiasaan
berikutnya, yaitu kebiasaan ke-4 sampai dengan ke-7, atau memakai
pelatihan pengembangan kepribadian yang sesuai dengan ciri khas
Prodi.

5. REFERENSI
Visi dan Misi Universitas Sanata Dharma

6. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Prosedur layanan pengembangan kepribadian mahasiswa terdiri atas
beberapa aktivitas, yaitu:


"No."Prosedur "Tanggung jawab "
"1 "Penanganan mahasiswa bermasalah: "WR III "
" "dilaksanakan dengan perintah kerja " "
" "tersendiri " "
"2 "PPKM 1 dan 2: " "
" "a. Pembentukan Panitia "WR III "
" "b. Pengajuan Proposal "Panitia PPKM "
" "c. Pendaftaran Fasilitator dan "Panitia PPKM "
" "co-fasilitator " "
" "d. Pembagian Peserta dalam kelompok "Panitia PPKM "
" "(wajib mulai angkatan 2008) " "
" "e. Pelaksanaan "Panitia PPKM "
" "f. Laporan "Panitia PPKM "


7. KEADAAN KHUSUS (JIKA ADA)
Apabila mahasiswa tidak mengikuti PPKM 1 dan 2 pada waktunya, mahasiswa
tersebut wajib mengikuti kegiatan ini pada tahun angkatan berikutnya .

8. DOKUMENTASI
a. Perintah kerja penanganan mahasiswa bermasalah
b. Modul Pelatihan PPKM 1 dan PPKM 2

9. PROSEDUR-PROSEDUR TERKAIT
(Perintah kerja layanan pengembangan kepribadian mahasiswa)
a. Pembentukan Panitia
b. Rekrutmen fasilitator dan co-fasilitator
c. Pembagian kelompok peserta


10. LAMPIRAN
a. Perintah kerja penanganan mahasiswa bermasalah
b. Kode Etik Mahasiswa USD


" "DOKUMEN LEVEL "KODE: "
" " "SOP PENGEMBANGAN KEPRIBADIAN "
" "STANDAR OPERATING "MAHASISWA (PPKM 1 dan 2) "
" "PROCEDURE " "
" " "-03 "
"JUDUL "TANGGAL DIKELUARKAN 5 SEPTEMBER "
"SOP PENGEMBANGAN KEPRIBADIAN MAHASISWA"2008 "
"AREA REKTORAT "NO REVISI : 00 "

" " "Unit Terkait " " "
"Kegiatan "No " "Dokumen "Waktu "
" " "Mahasiswa "
"JUDUL : LAYANAN ALUMNI "TANGGAL DIKELUARKAN "
" "NOVEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 00 "
"WAKIL REKTOR III " "

1. TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan alumni mulai dari pengumuman bagaimana
memperoleh kartu alumni, penerbitan majalah Kasadhar, dan tracer
study.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan
alumni yaitu staff humas, staff WR III bidang alumni, Prodi, pengurus
alumni.
3. Terlaksananya layanan program kartu alumni, penerbitan majalah
Kasadhar, dan tracer study secara periodik untuk pengembangan Prodi,
Fakultas, dan Universitas.


2. DESKRIPSI
Pelayanan alumni dilakukan untuk memperkuat jaringan dan komunikasi
antar alumni dan alumni dengan almamater. Dengan terwujudnya jaringan
yang kuat ini para alumni akan semakin diberdayakan melalui kegiatan-
kegiatan yang terprogram sekaligus membantu Universitas memperoleh umpan
balik melalui program tracer study baik oleh alumni maupun pengguna
lulusan.


3. RUANG LINGKUP
Layanan alumni dilakukan di lingkungan Universitas Sanata Dharma

4. DAFTAR ISTILAH DAN DEFINISI
a. Kartu alumni adalah kartu identitas bahwa pemegang kartu tersebut
adalah alumni Universitas Sanata Dharma. Melalui kartu tersebut,
alumni dapat memperoleh akses masuk ke Perpustakaan USD dan
memperoleh discount khusus untuk berbelanja di Toko Buku Kanisius
Yogyakarta.
b. Majalah Kasadhar adalah majalah yang memuat berita tentang alumni dan
informasi seputar perkembangan Universitas Sanata Dharma. Majalah ini
secara khusus dibagikan untuk segenap wisudawan, dan alumni yang bias
dijangkau. Selain itu, softcopy majalah ini bias didownload dari
website: www.usd.ac.id
c. Tracer study adalah pelacakan alumni yang dilakukan oleh Universitas
untuk mengetahui kondisi mutakhir alumni. Pelacakan ini berguna untuk
memberi umpan balik bagi Universitas untuk melakukan berbagai program
perbaikan.

5. REFERENSI
Renstra Universitas Sanata Dharma 2008 - 2012

6. KEADAAN KHUSUS (JIKA ADA)
-

7. DOKUMENTASI
Dokumen-dokumen maupun laporan-laporan yang yang dihasilkan dari
prosedur ini antara lain:
data identitas alumni
foto alumni
Kartu alumni



8. PROSEDUR-PROSEDUR TERKAIT
Instruksi kerja:
Rekapitulasi data alumni
Pemesanan kartu alumni ke percetakan
Distribusi kartu alumni

9. LAMPIRAN
Instruksi kerja terkait

10. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Kegiatan layanan alumni ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab Wakil
Rector III kecuali untuk program tracer study. Program ini dilaksanakan
oleh Prodi, sedangkan pihak Rektor hanya mendapat laporan pelaksanaan
dan hasil tracer study.

" "DOKUMEN LEVEL "KODE "
" " "SOP LAYANAN KARTU ALUMNI -04 "
" "STANDAR OPERATING " "
" "PROCEDURE " "
"JUDUL "TANGGAL DIKELUARKAN "
"LAYANAN ALUMNI "5 SEPTEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 00 "
"REKTORAT " "

" " "Unit Terkait " " "
"Kegiatan "No " "Dokumen "Waktu "
" " "Alumni "
"JUDUL "TANGGAL DIKELUARKAN "
"LAYANAN ALUMNI "5 SEPTEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 00 "
"REKTORAT " "

" " "Unit Terkait " " "
"Kegiatan "No " "Dokumen "Waktu "
" " "Percetakan "
"JUDUL "TANGGAL DIKELUARKAN "
"TRACER STUDY "5 SEPTEMBER 2008 "
"AREA "NO REVISI : 00 "
"REKTORAT " "

" " "Unit Terkait " " "
"Kegiatan "No " "Dokumen "Waktu "


" "Alumni "Pengguna lulusan "Prodi/ Dekanat/ BAA "rektorat " " " "Lanjutan
prosedur tracer study
" " " " " " " " "Penyusunan kuesioner "1 " " " " "Data alumni "2 minggu "
"Pengiriman lewat email dan pos dan pengembalian
"2 " " " " "Data base alumni "2 bulan

" "Pengolahan data "3
" " " " " "2 minggu



" "Feedback untuk Prodi, Dekanat dan Universitas " " " " " " " " "Laporan
" " " " " "Arsip Tetap "


" "







-----------------------
A

B

C









selesai

selesai



Portofolio

Borang & Evaluasi Diri

Portofolio

Borang & Evaluasi Diri

Verifikasi Data

Borang & Evaluasi Diri

Penerimaan

Visitasi


Berita Acara

Hasil Akreditasi

Penerimaan
SK





















selesai







Petugas mengarsip satu lembar cuti studi, di file mahasiswa

Selesai

Petugas mengirimkan tembusan cuti studi ke sek prodi, perpustakaan, sek
dekanat FKIP, rektorat

Petugas menstatuskan mahasiswa cuti studi di komputer

Berkas-berkas persyaratan cuti diterima BAA

mulai

Bukti bayar, surat persetujuan cuti dari dekan

Agenda cuti untuk penomoran SK

Surat Keterangan Cuti

mulai

Selesai

Petugas mengarsip satu lembar SK Perpanjangan Studi ke file mahasiswa

BAA menerima tembusan Surat Ijin Perpanjangan Masa Studi dari dekan (I, II)
atau rektor (III)

Tembusan Surat Ijin Perpanjangan Masa Studi dari dekan/ rektor

Agenda perpanjangan masa studi

mulai

BAA mengirimkan SK DO Akademik / Pengunduran diri kepada orang tua
mahasiswa dan sekaligus mengirim tembusan ke beberapa pihak terkait

BAA menerbitkan SK DO Akademik/ pengundurkan diri dan transkrip akademik
kepada mahasiswa yang bersangkutan

BAA mengarsip SK DO Akademik/ Pengunduran diri untuk ditempatkan pada file
mahasiswa

Selesai

BAA menerima copian daftar usulan mahasiswa DO Akademik / mengundurkan diri
dari program studi

BAA menerima disposisi dari rektor untuk menerbitkan SK DO Akademik/
Pengunduran diri kepada mahasiswa yang ada di daftar usulan dari program
studi yang di DO Akademik/ mengundurkan diri

Copian daftar usulan mahasiswa DO Akademik / Pengunduran diri

Agenda pemberian nomor SK

SK DO Akademik/ Pengunduran diri dan transkrip akademik

SK DO Administrasi
Dan transkrip

Daftar mhs DO Administrasi

Mencetak daftar DO administrasi

mulai

BAA mengirimkan SK DO Administrasi kepada orang tua mhs yang bersangkutan
dan tembusan ke pihak-pihak terkait dan arsip BAA

selesai

Kaprodi mengoreksi daftar mahasiswa DO Administrasi

Kaprodi mengembalikan daftar mhs DO Administrasi yang sudah dikoreksi ke
BAA

BAA mengusulkan daftar DO Administrasi yang sudah direkomendasi oleh prodi
kepada Rektor

BAA membuat SK DO Administrasi dan transkrip atas rekomendasi rektor





A

B

A





B

PETUNJUK PENGISIAN. Mohon kesediaan anda untuk mengisi kuesioner ini
dengan baik guna pen gembangan dan perbaikan pelayanan Biro Administrasi
Akademik (BAA). Pilihlah bilangan yang sesuai dengan penilaian anda
terhadap pernyataan yang disediakan dengan cara menghitamkan lingkaran di
bawahnya.
Lihat lebih banyak...

Komentar

Copyright © 2017 DOKUPDF Inc.